articles utiles

12+ trucs et astuces pour travailler plus vite dans Microsoft Outlook

Qu'on aime ou qu'on déteste, Microsoft Outlook est toujours le client de messagerie de facto dans de nombreux bureaux. Cela fait un moment que nous examinons de bonnes vieilles perspectives, voici donc quelques-uns de nos trucs préférés qui méritent d'être revisités pour augmenter votre productivité dans ce programme de messagerie, calendrier, tâches et notes tout-en-un.

Les instructions et les détails de ce message sont basés sur Outlook 2010, mais ils devraient fonctionner avec les versions antérieures et ultérieures d'Outlook, sauf indication contraire.

Raccourcis généraux

Les raccourcis ci-dessous s’appliquent à l’ensemble du programme. Vous pouvez ainsi en faire plus, que vous lisiez des courriers électroniques ou ajoutiez des événements de réunion à votre calendrier.

1. Apprenez les raccourcis clavier d'Outlook. Comme Microsoft Word, Excel et d'autres applications Office, Outlook possède des raccourcis clavier uniques pour que vous ne perdiez pas de temps à déplacer votre souris ou à parcourir les menus en profondeur. Apprenez celles que vous utilisez le plus et vous accélérerez vos tâches Outlook. MakeUseOf a une feuille de triche de raccourcis clavier Outlook, vous pouvez télécharger ou imprimer. Parmi les plus utiles:

  • Ctrl + R : répondre au courrier électronique
  • Alt + R : répondez à tous les courriers électroniques ou basculez vers la vue du calendrier de la semaine de travail
  • Alt + W : transférer l'e-mail ou basculer vers la vue de l'agenda hebdomadaire
  • Ctrl + M : F9 pour envoyer / recevoir tout
  • Alt + S : Envoyer un email
  • Ctrl + G : ouvre la boîte de dialogue "Aller à la date" pour passer à n'importe quelle date du calendrier.

Vous pouvez également basculer entre le courrier, l'agenda, les contacts et d'autres éléments dans le volet de navigation en appuyant sur Ctrl + [le numéro de lieu de l'élément], par exemple:

2. Profitez des étapes rapides d'Outlook. Pour ceux qui ne sont pas familiers, Quick Steps est la fonctionnalité phare que Microsoft a introduite dans Outlook 2010. Ce sont des raccourcis vers toutes les actions en plusieurs étapes auxquelles vous pouvez penser, telles que déplacer les e-mails vers un dossier spécifique et les marquer comme lus ou les transférer à votre destinataire. équipe et le signaler en même temps. Cela simplifie les tâches répétitives et vous permet de créer vos propres actions Quick Step.

3. Créez un nouvel élément à partir de votre presse-papiers. Astuce de chapeau aux confrères de Goldavelez.com Walter Glenn pour cette astuce (et d’autres dans cette pièce):

Copiez n'importe quel texte dans votre presse-papiers, puis dans Outlook, appuyez sur Ctrl-V. Outlook crée un nouveau message (ou une note ou un élément quelconque, selon le dossier affiché) avec le texte déjà collé.

Ainsi, au lieu de créer un nouvel élément dans Outlook, puis de copier et coller du texte, vous effectuez les deux en une seule étape.

Raccourcis Email

Même si Gmail et d'autres services de messagerie Web sont tout à fait performants, Outlook n'est pas en reste en ce qui concerne le tri, le filtrage, le classement en catégories et la gestion de votre boîte de réception selon vos besoins.

4. Limitez les notifications sur le bureau aux seuls courriels les plus importants. Il est terriblement distrayant de se faire dire constamment "tu as du courrier!" mais vous souhaitez toujours être averti des alertes les plus importantes. Dans Outlook, définissez les notifications du bureau uniquement pour ces messages VIP. Le magazine juridique canadien Slaw propose un didacticiel détaillé sur la procédure à suivre, mais vous devez tout d'abord désactiver toutes les alertes du bureau sous Options de messagerie, puis créer une règle Outlook pour afficher les alertes relatives aux messages de personnes spécifiques envoyées uniquement à vous. Par exemple:

5. Signaler les messages - rapidement. Avec un message ou deux sélectionnés, appuyez brièvement sur la touche Inser pour activer ou désactiver le drapeau.

6. Obtenez les courriels qui ne vous sont pas envoyés directement en dehors de votre boîte de réception. Dans un ancien post (qui mérite d'être regardé si vous utilisez Outlook), Scott Hanselman détaille sa méthode d'organisation GTD pour Outlook. Un des meilleurs conseils consiste à utiliser un dossier spécial "Boîte de réception - CC" pour rassembler tous les courriels qui ne vous sont pas envoyés directement; De cette façon, la boîte de réception ne se concentre que sur les courriels les plus importants. Pour le configurer, accédez à Règles> Nouvelles règles…. Cliquez ensuite sur le bouton "Options avancées". Dans l'Assistant Gestion des messages, sélectionnez l'option "Mon nom ne figure pas dans la zone", puis dans l'écran suivant, "déplacez-le dans le dossier spécifié". (Vous pouvez également configurer un dossier de messagerie VIP et déplacer les "e-mails envoyés uniquement à moi" dans ce dossier spécial.)

7. Utilisez des modèles de courrier électronique pour ne jamais écrire deux fois le même courrier électronique. Fatigué de ressembler à un disque brisé? Pour les courriels que vous envoyez souvent, tels que des demandes d'informations ou des rappels de factures échues, enregistrez le courrier électronique en tant que modèle via Fichier> Enregistrer sous ...> Modèle Outlook. Ensuite, pour utiliser le modèle, accédez à Nouveaux éléments> Choisir un formulaire… et cherchez dans vos "Modèles utilisateur dans le système de fichiers" pour rechercher le modèle que vous avez enregistré. Ou, encore plus rapidement, double-cliquez sur le fichier OFT à partir de l'Explorateur Windows pour créer un nouveau message à partir de ce modèle. Vous pouvez également utiliser l’extension de texte pour y parvenir dans n’importe quel programme de votre ordinateur.

8. Créez des dossiers de recherche pour vos courriels les plus importants. Quels sont les emails les plus fréquemment consultés? Peut-être que ce sont des courriels de votre patron ou de certains sujets (maintenant où est ce rapport de TPS?). Pour toute recherche que vous effectuez souvent, enregistrez simplement la recherche pour un accès rapide. Cliquez sur Dossiers de recherche dans le menu de navigation de gauche, sélectionnez "Nouveau dossier de recherche", puis utilisez les assistants ou personnalisez manuellement la recherche en fonction de vos spécifications.

9. Sauvegarder rapidement les emails en tant que fichiers. Si vous souhaitez enregistrer certains e-mails pour la postérité, vous disposez de quelques méthodes. Bien que vous puissiez enregistrer individuellement des courriels via le menu Fichier> Enregistrer sous ... (options: texte, HTML, format de message Outlook ou .msg, HTML, .mht), il est bien plus rapide de sauvegarder des courriels en les faisant glisser sur le bureau ou Windows Explorer. Cela les enregistrera au format .msg propriétaire d'Outlook, avec le sujet comme nom de fichier.

Vous pouvez également utiliser des scripts VBA tels que celui-ci et ceux-ci pour enregistrer automatiquement (ou semi-automatiquement) des e-mails sur votre disque dur local sous forme de messages individuels, en les libérant du fichier .PST ou .OST que Outlook les conserve.

Tâches, calendrier, notes et journal

Outlook n'est pas qu'un client de messagerie. C'est un gestionnaire d'informations personnel à part entière. Avoir tout au même endroit a ses avantages, mais il y a toujours moyen d'utiliser toutes ces fonctionnalités plus efficacement.

10. Regroupez les tâches par priorité personnalisée. Si vous souhaitez également utiliser Outlook comme gestionnaire de tâches à effectuer, JD Meier de MSDN suggère cette structure organisationnelle: Outre l'ajout d'une date de début à chacune de vos tâches, ajoutez un champ de priorité personnalisé (tel que P0, P1 et P2). . Vous pouvez ensuite regrouper vos tâches en fonction de ce champ personnalisé afin de voir en un coup d'œil celles sur lesquelles vous devez travailler au bon moment. Par exemple:

Cette méthode peut également convenir à des techniques de productivité, telles que le traitement de tâches en lots, telles que la méthode de travail productive du pop-corn de poste de travail de chez vous, ou si vous souhaitez organiser vos tâches en fonction de leur temps.

11. Utilisez le langage naturel pour créer un événement de calendrier. Ne perdez pas de temps à parcourir le sélecteur de date mensuel pour trouver la date exacte d'un rendez-vous ou d'une réunion. Dans le champ de date, tapez naturellement "Jour de l'indépendance", "trois jours à compter de demain", etc.

12. Enregistrez les notes, les événements et tout autre élément Outlook sur le bureau pour un accès rapide. Ce ne sont pas uniquement des courriels que vous pouvez enregistrer sur votre ordinateur en dehors d'Outlook: des événements d'agenda, des notes, des contacts et tout le reste peuvent être glissés vers le bureau ou un dossier Windows en tant qu'éléments individuels pour un accès rapide ultérieurement. Double-cliquez sur l'élément, même si Outlook n'est pas ouvert, et il s'ouvrira immédiatement dans Outlook.

Bonus (pour Outlook 2010 et les versions antérieures): Utilisez Outlook comme outil de suivi automatique du temps. Celui-ci est obsolète dans Office 2013, mais si vous possédez une version antérieure d'Outlook, vous pouvez utiliser le journal pour consigner automatiquement vos tâches, l'heure, l'utilisation de vos documents Office, etc. Vous devez cliquer sur le bouton "Plus" du volet de navigation de gauche pour trouver l'icône du journal, puis l'activer pour suivre les messages de contacts spécifiques, les demandes de réunion et le temps passé dans d'autres programmes Office.

Vous verrez alors une chronologie et un journal détaillé de tous ces événements, ce qui est excellent pour ceux d'entre nous qui devons conserver des feuilles de temps, facturer des clients ou simplement vouloir garder leur souvenir de l'endroit où le temps s'est réellement passé.

Tout cela ne fait qu'effleurer la surface des capacités d'Outlook. Chargé avec des options et des fonctionnalités, ainsi que des scripts VBA que vous pouvez installer ou écrire vous-même, Outlook est un outil puissant pour organiser votre vie quotidienne. Pour plus de conseils et astuces, consultez notre collection précédente de conseils Outlook ou partagez vos favoris ici.