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Comment faire fonctionner Google Drive comme une suite bureautique

Google Drive et ses applications (Docs, Sheets et Slides) sont parfaits pour ceux qui recherchent une simple suite Office. C'est gratuit, cela facilite la collaboration et à peu près tout le monde peut l'utiliser. Mais si vous êtes habitué à quelque chose de plus traditionnel, comme Microsoft Office, vous pouvez hésiter à l'utiliser. Voici comment faire en sorte que Google Drive fonctionne davantage avec les suites bureautiques auxquelles vous êtes habitué.

Pourquoi Google Drive?

Ne vous méprenez pas, les suites bureautiques complètes sont idéales pour les personnes qui travaillent dans les bureaux et qui ont besoin d'une tonne de fonctionnalités spécifiques. Vous n'avez même pas besoin de payer pour ces fonctionnalités, car une suite telle que LibreOffice peut effectuer à peu près les mêmes tâches que Microsoft Office. Le fait est que la plupart d’entre nous n’ont pas besoin des milliers de fonctionnalités offertes par Microsoft Office.

Plus il y a de fonctionnalités, plus le programme devient confus et, même si un logiciel comme Word est génial, il est aussi lent et difficile à utiliser si vous voulez simplement vous asseoir et créer quelque chose. Plus important encore, Google Drive simplifie certaines tâches par rapport à une suite bureautique. La collaboration avec de grands groupes est considérablement simplifiée avec Google Drive. Le partage de documents ne nécessite pas de logiciel spécial pour s'ouvrir, et vous pouvez accéder à tous vos documents depuis n'importe où sur n'importe quel appareil disposant d'une connexion Internet. Ce qui manque en fonctionnalités de puissance, cela compense la convivialité.

Cela dit, Google Drive manque cruellement de nombreuses fonctionnalités indispensables à une suite bureautique. Avec quelques légères modifications, vous pouvez faire en sorte que Google Drive fasse à peu près tout ce qu'un utilisateur ordinaire peut souhaiter.

Apprenez les bases de ce que Google Drive peut (et ne peut pas) faire.

Google Drive englobe une multitude de services différents, mais les trois applications dont il dispose pour rivaliser avec les suites bureautiques sont Docs (traitement de texte), Feuilles (feuilles de calcul) et Diapositives (présentations). Examinons les fonctionnalités les plus importantes de la suite de Google et son lien avec la plupart des suites bureautiques:

  • Google Drive peut ouvrir et modifier des documents Microsoft Office
  • Google Drive enregistre pendant 30 jours les versions d'un document, ce qui vous permet de revenir en arrière et de consulter les modifications précédentes. Cela signifie également que vous pouvez restaurer une version antérieure si vous écrasez quelque chose d'important.
  • Google Documents prend en charge un grand nombre de modèles, tout comme Office, pour les CV, les planificateurs budgétaires, les programmes, etc.
  • Google Docs propose des outils de collaboration et des options de notation, mais vous aurez besoin d'un add-on pour vous rapprocher de la fonctionnalité "Suivi des modifications" de Word.
  • Tout comme Office, Google Drive prend en charge les modules complémentaires pour une fonctionnalité supplémentaire.
  • L'outil de recherche de Google Documents facilite le stockage de vos notes et autres documents de recherche.
  • Tous les fichiers de Google Drive sont automatiquement sauvegardés dans votre compte Google Drive afin que vous puissiez y accéder depuis n’importe quel ordinateur, téléphone ou tablette, à tout moment.
  • Google Sheets prend en charge le formatage de base, l'édition de formules, les modèles, les fonctions de feuille de calcul et les vues de filtre.
  • Les diapositives Google ne comportent pas autant de fonctionnalités d'animation aussi sophistiquées que Powerpoint, mais sa simplicité en fait un outil qui permet à tout le monde de créer une bonne présentation en quelques minutes.

Google Drive comporte de nombreuses autres fonctionnalités, mais les fonctionnalités ci-dessus représentent l'essentiel des fonctionnalités qui se retrouvent entre une suite bureautique et Google Drive. Voyons maintenant comment étendre cette fonctionnalité pour rendre Google Drive utilisable par les petites entreprises, les rédacteurs, les étudiants et tous ceux qui souhaitent abandonner leur suite logicielle.

Déconnecter Google Drive

En bref, il semble que Google Drive soit uniquement en ligne. Après tout, c'est une application Web, non? Mais vous pouvez utiliser toutes les applications de Google Drive hors connexion, comme une suite bureautique si vous la configuriez à l'avance. Tout ce dont vous avez besoin, c'est Google Chrome. Voici comment le configurer:

  1. Accédez à drive.google.com dans Chrome.
  2. Cliquez sur "Plus" et sélectionnez "Hors ligne"
  3. Cliquez sur le bouton "Obtenir l'application" pour accéder au Chrome Web Store et télécharger l'application Google Drive.
  4. Une fois installé, cliquez sur l'icône du lecteur, puis sur le bouton "Activer hors connexion".

Pour tirer le meilleur parti de cette fonctionnalité, vous devez activer le mode hors connexion sur tous les ordinateurs sur lesquels vous travaillez. Désormais, les fichiers sur lesquels vous travaillez seront synchronisés avec Google Drive, et vous pourrez les utiliser, que vous ayez ou non une connexion Internet. Si vous souhaitez un accès aux dossiers de style plus traditionnel et des versions locales de vos fichiers, l'application Google Drive simplifie un peu l'accès à vos fichiers à partir de votre bureau.

Utiliser des modules complémentaires dans Google Documents

Ce n'est pas un secret pour personne que Google Documents ne possède pas la fonctionnalité de quelque chose comme Microsoft Word. Et pour la plupart, ça va. Toutefois, pour les quelques fonctionnalités que vous souhaitez, les add-ons récemment introduits dans Google Docs and Sheets permettent d'ajouter des fonctionnalités plus avancées, sans coût excessif. Voici quelques exemples des add-ons les plus utiles actuellement disponibles:

  • Table des matières: Comme son nom l'indique, cet add-on vous fournit une table des matières de base. Comme la table des matières de Word, elle est créée dynamiquement à mesure que vous tapez et ajoutez de nouvelles sections. Il n’est pas aussi robuste que celui de Word et ne fonctionnera probablement pas pour votre thèse de doctorat, mais il offre un moyen simple d’accéder à différentes parties d’un document.
  • EasyBib: Les bibliographies sont toujours difficiles à taper, mais les suites bureautiques ont rendu cela plus facile en fournissant un moyen simple d’ajouter des sources sans se soucier de la mise en forme. EasyBib fait de même pour Google Docs.
  • Suivi des modifications: La fonctionnalité de suppression des modifications est le véritable élément déterminant de Word dans la collaboration. Cet add-on apporte cette fonctionnalité dans Google Docs.
  • En-tête et pied de page simples: Google Docs ne dispose pas d'un moyen facile de gérer vos en-têtes et pieds de page sur la page, contrairement à Word. Cet ajout le rend légèrement moins pénible en vous permettant de mettre en forme un autre document.
  • Vérificateur de cohérence: le vérificateur de cohérence de Word est utile pour les documents volumineux pour lesquels vous devez vous assurer que vous ne modifiez pas accidentellement la cohérence de la mise en forme. Cet add-on rend cela possible dans Docs.
  • DocumentMerge: La fusion de documents de Word est l’une des fonctionnalités les plus puissantes dont elle a rarement besoin, mais cette extension le rend possible avec Google Docs.
  • Thésaurus: si vous n'êtes pas fan de l'ouverture d'un nouvel onglet pour rechercher des synonymes, cet add-on introduit un thésaurus directement dans Docs.

Utiliser les modules complémentaires dans Google Sheets

À l'instar de Google Documents, Google Sheets propose une multitude de modules complémentaires qui apportent de nouvelles fonctionnalités. La plupart d’entre eux ne peuvent pas vous permettre d’atteindre une centrale comme Excel. Combinés à une compréhension de base des formules, ils vous rapprocheront suffisamment si vous utilisez uniquement des feuilles de calcul pour des tâches spécifiques:

  • Styles: les styles ajoutent à la capacité de style d'Excel lorsque vous souhaitez rendre ces feuilles de calcul plus excitantes qu'une série de zones en noir et blanc.
  • Fusionner les valeurs: cela semble ennuyeux, mais Sheets ne disposait pas de cette fonction de feuille de calcul assez commune, il est donc agréable que cet add-on le permette.
  • Fonctions avancées de recherche et de remplacement: Sheets offre une fonction de recherche et de remplacement simple, mais cet add-on l’aligne davantage sur Excel.
  • Plus de polices: comme son nom l'indique, cela vous donne accès à une bibliothèque de polices beaucoup plus volumineuse dans Google Sheets.
  • Galerie de modèles: pour ceux d'entre nous qui ne sont pas des assistants de feuille de calcul, les modèles peuvent nous rendre la vie beaucoup plus facile. Bien que Sheets ait son propre ensemble de modèles, cet add-on en apporte beaucoup plus.

Les feuilles ont encore beaucoup de chemin à parcourir avant de pouvoir remplacer le programme de calcul par ordinateur de bureau pour les entreprises. Cela dit, si vous vous contentez d’enregistrer des dépenses, de gérer des listes de diffusion ou de suivre d’autres activités de votre vie, Sheets fait bien son travail.

Ajouter des fonctionnalités personnalisées avec des scripts

Les add-ons et les fonctionnalités de base de Google Drive sont excellents, mais si vous voulez vraiment aller plus loin, vous devez essayer les scripts Google Apps. Ces scripts permettent d’ajouter à peu près toutes les fonctionnalités que vous pouvez imaginer dans Google Docs and Sheets. Ils ressemblent, d'une certaine manière, aux macros d'Office. Celles-ci incluent des fonctions simples comme l’ajout de macros, à des actions beaucoup plus complexes comme la conversion d’un document Google en Markdown.

Vous pouvez parcourir les scripts créés par d'autres personnes et les ajouter aux feuilles afin que vous n'ayez pas besoin d'apprendre à programmer vous-même. Un grand nombre de ces scripts se déplacent vers des add-ons, mais ils sont toujours très utiles tels quels:

  • Supprimer les lignes en double: la raison pour laquelle cette fonction de base est manquante dans Sheets nous dépasse, mais ce script l’ajoute dans.
  • Ajoutez des rappels à une feuille de calcul: les feuilles de calcul sont faciles à oublier, ce script permet d’ajouter de petits rappels.
  • Fusionner des feuilles de calcul dans Google Documents ou PDF: Vous utilisez une feuille de calcul? Ce script le fusionne dans un Doc ou un PDF.
  • Programmer des e-mails: grâce à ce script, vous pouvez rédiger un e-mail dans Gmail et utiliser une feuille Google pour définir l'heure d'envoi.
  • Convertir entre les unités: La fonction de conversion d'Excel est excellente, ce script rend tout cela possible dans les feuilles.

Si vous utilisez un programme de bureau tel que Excel pour une fonction spécifique que Sheets ou Docs ne peuvent pas gérer, il est probable que quelqu'un a créé un script qui ajoutera cette fonctionnalité. Évidemment, ce ne sera pas toujours le cas, mais cela vaut la peine de chercher si vous n'avez que quelques fonctions spécifiques qui vous lient au logiciel de votre bureau.

Familiarisez-vous avec Google Slides

Google Slides est le logiciel de présentation intégré à Google Drive. Contrairement à Docs et Sheets, vous ne pouvez pas vraiment augmenter (encore) la puissance des diapositives. Cela dit, il contient toujours de nombreuses fonctionnalités qui font que la plupart d’entre nous font toujours une bonne présentation, car la plupart des fonctionnalités de Powerpoint font de toute façon plus de tort que de mal.

Le vrai truc avec Google Slides est de se familiariser avec son fonctionnement et de s’habituer aux thèmes. Une fois la présentation terminée, vous pouvez l'exporter sous différents formats, y compris Powerpoint, pour pouvoir l'exécuter sur n'importe quel ordinateur (vous pouvez également la publier en ligne pour vous simplifier la vie). Vous avez une tonne d'options pour des alternatives Powerpoint gratuites et bon marché, mais Google Slides fait le travail assez bien pour la plupart d'entre nous.

Il y a de fortes chances que, si vous jetez un œil attentif aux fonctionnalités dont vous avez besoin d'une suite Office, vous constaterez que la plupart d'entre nous peuvent travailler dans le respect des contraintes de Google Drive. C'est définitivement plus une approche fragmentée. Vous ajoutez de petites fonctionnalités au lieu de tout un paquet, mais cela signifie que c'est plus rapide et plus facile à utiliser.