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Comment maîtriser Microsoft Office OneNote

Microsoft OneNote est l'une de nos applications de prise de notes préférées depuis des années et ne cesse de s'améliorer. L'application est entièrement gratuite à installer sur votre bureau Mac ou Windows et vous permet de formater vos notes comme vous le souhaitez dans une interface intuitive pour ordinateur portable numérique. Voici comment commencer à utiliser OneNote et porter vos notes au prochain niveau.

Soyez rapidement opérationnel avec OneNote

Outre le ruban Office bien connu, l'interface de OneNote imite un cahier à spirale. Chaque note est une page dans OneNote, répertoriée par défaut dans la barre latérale droite. Les pages sont stockées dans des sections du cahier, dans lesquelles vous pouvez naviguer entre les onglets colorés en haut. Vous pouvez avoir un nombre infini d'ordinateurs portables, stockés dans OneDrive, si vous utilisez la version gratuite de OneNote, ou n'importe où sur votre disque dur, si vous utilisez l'édition payante.

Pour ce guide, nous supposerons que vous connaissez la plupart des bases de OneNote, telles que la procédure à suivre pour ajouter une nouvelle page ou créer un nouvel onglet. Si vous souhaitez un rappel, consultez les guides de démarrage rapide de Microsoft pour Office.

Comment effectuer les tâches les plus courantes et essentielles dans Microsoft OneNote

OneNote consiste à capturer des informations et à vous aider à tout organiser. En surface, il fonctionne comme un traitement de texte de base, mais avec la prise en charge de l'écriture manuscrite, l'intégration multimédia et d'autres fonctionnalités puissantes, il ne s'agit pas simplement d'une application pour notes.

Organisez vos cahiers et sections

J'adore OneNote, car il permet de conserver toutes les informations aléatoires relatives à un projet au même endroit et visuellement organisées. Nous avons déjà mentionné certaines des fonctionnalités ci-dessous, mais voici quelques conseils pour tirer le meilleur parti de cette métaphore de l'ordinateur portable.

Créer une hiérarchie de notes: faites glisser une note vers la droite dans la liste pour en faire une sous-page de la note située au-dessus de celle-ci. Vous pouvez réduire toutes les sous-pages à l'aide de la flèche située à droite de la note supérieure pour faciliter l'analyse de toutes vos notes.

Créer des groupes de sections: Si vous avez une tonne de sections dans un cahier, envisagez de regrouper certaines des sections connexes. Cliquez avec le bouton droit sur un onglet et choisissez «Nouveau groupe de sections». Vous pouvez ensuite déplacer des onglets individuels vers le nouveau groupe. Par exemple, vous pouvez avoir un cahier de recettes et créer un groupe de sections pour les desserts et, au sein de ce groupe, des sections pour les tartes, les gâteaux, les cookies, etc.

Utilisez des balises librement dans une page: contrairement aux autres applications de notes dans lesquelles vous ajoutez des balises pour la note entière, OneNote vous permet de marquer des parties individuelles de la note. Ainsi, par exemple, vous pouvez marquer un paragraphe avec une balise de point d'interrogation pour effectuer des recherches plus approfondies, créer une liste de balises de case à cocher pour les tâches que vous devez faire et baliser d'autres parties de vos notes avec des balises personnalisées, telles que des noms de personnes ou des noms de projets. .

Les balises deviennent encore plus utiles lorsque vous utilisez le bouton «Rechercher des balises» dans l’onglet Accueil pour rechercher une balise spécifique dans votre ou vos cahiers. Cliquez sur «Créer une page de résumé» dans le volet «Résumé des balises» qui s'ouvre lorsque vous recherchez une balise. OneNote créera une liste (actualisable) de tout ce que vous avez marqué sur une page.

Créez automatiquement de nouvelles pages, liées entre elles dans une liste maîtresse: Si vous travaillez sur un projet nécessitant plusieurs pages de notes, voici un raccourci qui tue: tapez deux crochets gauche à gauche suivis du titre de la première note de votre choix. pour faire puis tapez deux crochets droits à la fin. OneNote créera instantanément une nouvelle note avec ce titre et un lien vers celui-ci dans votre note actuelle. Répétez le raccourci entre crochets pour ajouter de nouvelles notes liées.

Protéger une section avec un mot de passe: cliquez avec le bouton droit de la souris sur un onglet et choisissez «Protéger par mot de passe cette section» pour protéger les sections contenant des informations sensibles.

Sauvegarder n'importe quoi dans OneNote

Obtenir des informations dans OneNote est très simple:

  • Utilisez l'extension de navigateur OneNote Clipper pour Chrome pour enregistrer des pages Web ou une section d'une page dans un bloc-notes spécifié.
  • Utilisez Office Lens pour prendre des photos de reçus, de tableaux blancs, de cartes de visite, etc., et les envoyer à OneNote.
  • Envoyez un email à OneNote en l’envoyant à . Tout d'abord, vous devrez le configurer dans votre compte Microsoft.
  • Connectez IFTTT à OneNote et automatisez l'envoi des favoris de Pocket, des captures d'écran de votre iPhone, des messages Gmail étoilés, etc., à OneNote.
  • Utilisez le raccourci clavier Windows + N pour créer rapidement une note OneNote qui sera stockée dans votre section QuickNotes. (Pour les PC Windows uniquement.)

Je pense qu'Evernote a toujours une longueur d'avance sur OneNote en ce qui concerne le clipping Web, mais avec OneNote, vous disposez de nombreuses options pour intégrer rapidement vos informations dans l'application.

Enregistrer des fichiers audio, vidéo, photos et plus que du texte

Vous pouvez incorporer à peu près n'importe quoi dans une note OneNote et, voici le kicker, OneNote rendra vraisemblablement l'audio, la vidéo, le reçu scanné ou tout autre objet. Ajoutez ces objets où vous voulez sur la page. Vous pouvez placer une photo à droite de la liste de contrôle, une feuille de calcul Excel intégrée avec des rappels de tâches Outlook en dessous, ou une vidéo YouTube au-dessus de vos notes de réunion.

Cliquez sur l'onglet Insérer pour voir vos options ou essayez simplement de copier-coller l'élément dans une page.

Si vous insérez une capture d'écran ou une photo dans une page, OneNote peut être un outil de balisage génial. Par exemple, lorsque je préparais un voyage à Disney (ce qui revient à avoir un deuxième emploi), j’ai ajouté ce calendrier de foule à mon carnet de planification et mis en évidence la direction que nous prenions chaque jour.

OneNote est également fantastique pour les amateurs de maths. Dans l'onglet Insertion, cliquez sur Symboles> Équation et choisissez une équation à entrer, telle que la surface d'un cercle. Vous trouverez un nouvel onglet Conception qui vous permet de formater des équations mathématiques dans OneNote, avec un catalogue de symboles mathématiques et la possibilité d'écrire à la main une équation mathématique.

De plus, OneNote peut calculer les maths pour vous. Par exemple, si vous tapez quelque chose comme “ ”(Sans les guillemets), une fois que vous avez appuyé sur la barre d'espace, OneNote complétera la réponse. Allez-y et tapez " ”(Sans les guillemets), puis la barre d'espace dans OneNote. Cool, non? Autres fonctions mathématiques dans lesquelles OneNote fonctionne: cosinus et sinus, racine carrée et logarithme. Consultez cette page de support Office pour plus de trucs amusants en mathématiques.

Enfin, si vous possédez un PC à écran tactile ou, mieux encore, un périphérique prenant en charge le stylet tel que l'iPad Pro ou Surface Pro, vous apprécierez sans doute le support de OneNote encrage. Non seulement vous pouvez dessiner ou écrire à la main n'importe où sur la page avec une variété de couleurs et d’options d’épaisseur, mais OneNote peut également convertir votre brou de poulet en texte ou transformer des formes difformes en une forme standard.

De plus, vos notes manuscrites, comme vos enregistrements audio et vidéo dans OneNote, seront consultables. C'est comme par magie!

Travaillez plus vite dans OneNote avec ces raccourcis clavier

Lorsque vous tapez rapidement des notes dans OneNote, vous n’avez pas le temps de jouer avec la souris. OneNote contient plus de 100 raccourcis clavier, mais ceux-ci sont ceux que vous utiliserez probablement le plus souvent:

  • Ctrl + Alt + D : Ancrez la fenêtre OneNote pour pouvoir l’utiliser côte à côte avec une autre application, telle que votre navigateur.
  • Ctrl + Shift + C: Copiez la mise en forme du texte sélectionné (utilisez l'outil de mise en forme)
  • Ctrl + Shift + V: Coller la mise en forme du texte sélectionné
  • Alt + N: ouvre le menu Insérer, avec les raccourcis supplémentaires en surbrillance. Par exemple, après avoir appuyé sur Alt + N, le menu Insertion indique que vous pouvez maintenant appuyer sur A pour insérer et commencer l’enregistrement audio ou appuyer sur R pour créer et insérer un découpage d’écran.
  • Ctrl + 1: Ajouter, marquer ou effacer la balise To Do
  • Ctrl + Alt + N: Créer une nouvelle page sous la page actuelle au même niveau (appuyer sur Ctrl + N crée une nouvelle page, mais la place au bas de la liste des pages).
  • Ctrl + Maj + Alt + N: Créer une nouvelle sous-page en dessous de celle en cours
  • Ctrl + T: Créer une nouvelle section
  • Ctrl + E: ouvre le champ de recherche

Comme OneNote utilise le format de texte enrichi, à l’instar de Microsoft Word et d’autres traitements de texte, d’autres raccourcis clavier universels pour l’édition de texte s’appliquent également, tels que Ctrl + K pour insérer un lien hypertexte ou utiliser les touches de contrôle et les touches fléchées pour déplacer le curseur d’un mot vers la droite ou la gauche. . Consultez notre liste de ces raccourcis de sélection de texte ici.

Lecture supplémentaire pour les utilisateurs professionnels

OneNote est un outil puissant pour recueillir vos idées, prendre des notes de réunion, enregistrer des éléments sur le Web, etc. Le programme ne se limite pas à ce que nous pouvons couvrir ici, alors consultez ces ressources supplémentaires:

  • Faites plus dans OneNote avec Onetastic: Le complément gratuit Onetastic vous offre une multitude de nouvelles fonctionnalités, telles que des styles personnalisés, un affichage du calendrier de vos notes et la possibilité de créer des macros dans OneNote. Il s'agit d'un outil indispensable pour les fans de OneNote. Office propose un webinaire de 15 minutes montrant comment l'utiliser.
  • Appliquer un modèle à une page OneNote: Utilisez une mise en page cohérente ou appliquez un arrière-plan à vos pages avec les modèles intégrés de OneNote ou créez vos propres modèles de page. Voici le tutoriel de Microsoft sur les modèles de page.
  • Configurez un bloc-notes GTD pour la gestion des tâches: si vous êtes un fan de Getting Things Done, intégrez ce système dans OneNote à l'aide de ce bloc-notes et d'un exemple de balisage.
  • Migrer d’Evernote vers OneNote: si vous souhaitez déplacer vos notes d’Evernote vers OneNOte, Microsoft dispose d’un outil d’importateur à cet effet. Pour le moment, il n'est disponible que pour Windows, mais une fois vos notes Evernote importées, elles seront disponibles dans OneNote sur tous vos appareils.
  • Envoyer des notes à OneNote avec Cortana / Siri / Google: Cortana peut non seulement vous montrer vos notes OneNote, mais vous pouvez également créer rapidement des notes avec votre voix dans Windows 10, iOS et Android.

Si vous avez d'autres astuces, des cahiers spéciaux ou des utilisations pour OneNote, partagez-les avec nous dans les commentaires.

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