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Comment nettoyer votre boîte de réception Gmail débordée (à la main)

Il arrive un moment où assez est assez, tout simplement. J'avais reporté la tâche d'organiser ma boîte de réception Gmail tentaculaire pendant des mois, voire des années. Mais quand Goldavelez.com m'a dit que nous allions avoir une semaine de nettoyage de printemps, je savais que le moment était venu. Et je n'allais pas perdre de précieuses heures à chercher des applications ou des outils pour faire le travail à ma place. J'avais besoin de Ron Swanson dans ma boîte de réception - retrousser mes manches, intervenir et gérer le désordre manuellement.

Évaluer votre boîte de réception en désordre

Puisque vous utilisez (probablement) quotidiennement votre boîte de réception, vous avez probablement une assez bonne idée du type de courrier électronique que vous recevez et de qui, de façon régulière. Vous connaissez les listes de diffusion auxquelles vous avez souscrit, les messages que vous recevez et dont la priorité est supérieure à celle des autres (peut-être même plus que ce que les algorithmes de Google peuvent comprendre), les courriers électroniques marketing que vous aimez recevoir et les courriels ordinaires qui changent de couleur. bord du spam parce que vous êtes envoyé si souvent.

Gmail ne permet pas de voir rapidement quelles adresses e-mail vous envoient le plus d'e-mails - et je n'ai pas trouvé de bonne extension ni d'astuce pour le faire. Mais vous ne devriez pas vraiment avoir besoin d'une solution spéciale pour cela. Vous savez probablement déjà. Et si vous ne le faites pas, ce n'est pas si difficile à trouver.

Par exemple, jetez un coup d'œil rapide à votre boîte de réception - plus facilement, si vous utilisez la boîte de réception "par défaut" de Gmail avec ses cinq onglets en haut - et voyez si des expéditeurs ou des sujets apparaissent plus fréquemment qu'ils ne le devraient. Peut-être que votre banque vous envoie un message une fois par jour sur les nouveaux comptes que vous pourriez ouvrir, en plus des courriels de notification que vous recevez chaque fois que vous transférez de l'argent entre comptes. Peut-être que vous achetez beaucoup de choses sur Amazon. Peut-être que Facebook vous interpelle à chaque fois que quelqu'un que vous connaissez fait quelque chose. Ce concert que vous avez vu à cet endroit une fois? Il est possible que cela vous ait ouvert une multitude de courriels de la salle (ou Ticketmaster, ou AXS, etc.)

Vous pouvez également avoir une idée de qui fait exploser votre boîte de réception en effectuant quelques recherches simples. L'une de mes recherches Gmail les plus utilisées est «depuis:» suivi du nom d'une entreprise ou d'un ami, ou parfois d'une adresse e-mail. (Aussi bien: “de: [nom] est: non lu”, pour voir vraiment si quelqu'un vous envoie beaucoup de choses que vous ne regardez pas.)

Commencez à vous désabonner

Lorsque vous commencez à découvrir qui vous envoie une tonne de courriels (que vous trouverez probablement dans l'onglet "Promotions" de Gmail, si vous les utilisez), vous avez une excellente occasion de faire «nettoyer votre boîte de réception». ”Processus beaucoup plus facile à l'avenir.

Extrayez les courriels de vos expéditeurs les plus enthousiastes et, si vous constatez que vous ne lisez pas beaucoup de leurs messages, cherchez dans les courriels un lien de désinscription, en supposant qu'il existe. Si vous n'en trouvez pas, n'hésitez pas à signaler les messages comme spam. Bien que cela puisse prendre un certain temps si vous recevez un courrier électronique, c'est un excellent moyen de réduire ce flux en un filet.

La boîte de réception par défaut de Google essaie automatiquement de filtrer les messages marketing de votre boîte de réception principale vers un onglet de promotions distinct, mais il est également plus facile d’oublier la gestion de votre courrier. Ne négligez pas votre courrier électronique: si rien d'autre ne vous échappe, vous manquez de précieux courriels de marketing qui vous tiennent à cœur, car vous êtes inondés de ceux que vous ne lisez jamais.

Labels: les clés d'une boîte de réception parfaite

Il m'a fallu une éternité pour m'habituer au système d'étiquetage de Gmail. Oui je sais; Ce ne sont que des dossiers pour votre courrier électronique, car quelque chose peut exister simultanément dans plusieurs étiquettes (et votre boîte de réception). Parce que ce sont des étiquettes. Pas des dossiers. J'ai compris.

Je ne marque toujours pas manuellement les e-mails, soit en faisant glisser une étiquette de la barre latérale la plus à gauche de Gmail sur l'e-mail en question, en utilisant le bouton d'étiquette déroulant (qui ressemble à une étiquette de bagage), ou en faisant glisser l'e-mail lui-même. le label-not-folder sur l'écran principal de Gmail. Je vous encourage à essayer ces techniques. ils ne sont pas pour moi - du moins, pas manuellement. Plus sur cela dans un peu.

  • Résistez à l'envie de créer un million d'étiquettes

Quand j'ai joué avec les labels, j'ai découvert que je me rendais la vie plus difficile en étant beaucoup trop précis. Pour certains, cela fonctionne; J'ai vu des collègues de travail avoir une boîte de réception «VIP» spéciale pour chaque membre de leur équipe, chaque responsable qu'ils ont et chaque collègue très important avec lequel ils travaillent de manière interfonctionnelle. Lorsque vous recevez chaque jour une quantité absurde d'e-mails, je suppose que c'est un excellent moyen de vous assurer de ne jamais manquer un message de personnes importantes - un élément à considérer pour Gmail, si vous êtes enclin à le faire.

Au lieu de cela, j'utilise quelques étiquettes pour capturer des sujets importants qui me tiennent à cœur. Par exemple, j'ai un libellé «Email quotidien» pour les courriels fréquents que je reçois qui me tient à cœur. J'utilise les sous-étiquettes «Actualités» et «Théâtre» dans «E-mail quotidien» pour suivre les messages quotidiens et les mises à jour des différentes entités d'actualités auxquelles je m'abonne et de quelques listes de diffusion de théâtre auxquelles je participe dans ma région. (Chaque serveur de liste de diffusion est configuré pour m'envoyer automatiquement un résumé par lot des messages de la journée, sinon j'aurais probablement des sous-étiquettes individuelles pour chacune.)

J'ai un simple label «Finance» que j'utilise pour tout ce qui a trait à l'argent, y compris les mises à jour de compte de mes banques, les messages marketing de mes banques, tous les messages des différentes sociétés émettrices de cartes de crédit qui aiment me frapper et un dumping. pour des sites comme Nerdwallet, Slickdeals et AwardWallet, pour n'en nommer que quelques-uns.

La seule étiquette de courrier électronique sur laquelle je porte beaucoup d'attention est mon étiquette «_important» - nommée en tant que telle, de sorte qu'elle flotte au sommet de ma liste d'étiquettes. À l'intérieur, j'ai des sous-étiquettes pour tous les courriels envoyés par mes colocataires (généralement pour planifier un événement à venir ou me crier dessus pour les plats); un sous-label pour les emails envoyés par ma petite amie (idem); et un sous-libellé «_faire», de couleur rouge, que j’utilise pour suivre toutes les tâches urgentes dont j’ai besoin.

Une dernière étiquette - "_ shipping" - est mon attrait pour tout ce qui concerne Amazon, UPS, FedEx ou USPS. Si ça arrive chez moi à n'importe quel moment, ça se verra dans les expéditions. Et il est agréable de voir apparaître un petit matin (1), ce qui signifie généralement que quelque chose d’impressif arrive bientôt, si ce n’est ce jour-là.

  • Organiser vos étiquettes

L'une des fonctionnalités les plus utiles de Gmail est sa capacité à afficher et à masquer les libellés en fonction des besoins. Cela vous permet d'archiver d'anciennes étiquettes si vous les utilisiez pour suivre un projet qui s'est terminé il y a quelque temps. cela permet également aux étiquettes de "apparaître" dans la barre latérale gauche de Gmail chaque fois que vous avez quelque chose à regarder (ce que je trouve extrêmement utile pour attirer mon attention).

Pour régler la visibilité de vos étiquettes, ouvrez le menu des paramètres de Gmail en cliquant sur l’icône représentant un engrenage dans le coin supérieur droit de la fenêtre principale, puis en cliquant sur Paramètres. De là, cliquez sur les étiquettes. L’écran qui apparaît ensuite est intimidant au début, mais c’est le meilleur moyen de garder votre boîte de réception exempte d’encombrement.

Par exemple, vous pouvez masquer des libellés système tels que "chat" ou "spam" si vous savez que vous ne pourrez jamais y accéder. Vous pouvez également masquer toutes les catégories de Gmail, déjà affichées en haut de sa fenêtre principale dans la vue par défaut de Gmail.

Affichez ou masquez les étiquettes que vous avez créées ou, si vous souhaitez adopter une approche dynamique, définissez-les pour qu’elles ne s'affichent dans votre barre latérale que si vous avez des messages non lus. Bien que ce soit un peu un mensonge, puisque vous pouvez également accéder à une étiquette que vous avez créée en cliquant sur le bouton "Plus" en bas de la liste d'étiquettes de votre barre latérale. Ces étiquettes de moindre importance n'apparaîtront pas dans une position plus visible sauf si vous avez un message à regarder.

Laissez Gmail faire votre étiquetage pour vous

Les étiquettes sont excellentes et toutes, mais si vous avez une assez grosse quantité de courriers électroniques entrants que vous devez traiter au quotidien, le processus d’organisation de tout cela peut sembler décourageant. Associez vos étiquettes à des filtres Gmail créatifs et votre boîte de réception s'auto-triera automatiquement en votre nom. Bien que filtrer votre compte Gmail puisse sembler un peu intimidant et qu’il faille un peu de temps pour bien faire les choses, c’est un processus qui porte ses fruits à long terme.

  • Mise en place de vos premiers filtres

Le moyen le plus simple de créer un filtre Gmail consiste à cliquer sur un email et à permettre à Gmail de créer un filtre basé sur les paramètres de l'e-mail. Donc, si votre sandwicherie préférée vous envoie des emails tous les jours, mais que vous voulez vous assurer de les attraper (pour ces offres de sandwiches sucrés), ouvrez-le, cliquez sur le bouton Plus situé sous la barre de recherche de Gmail, puis sélectionnez l'icône "Filtrer les messages comme ceux-ci" option.

  • Personnaliser un filtre pour le rendre plus précis

Lorsque vous laissez Gmail filtrer un message, le service peut classer un e-mail en fonction de sa "liste" plutôt que de l'adresse e-mail de l'expéditeur. Cela devrait convenir à la plupart des messages marketing, mais vous pouvez également le supprimer et utiliser des caractères génériques dans le champ De, par exemple pour vous assurer qu'un filtre capture chaque message envoyé par une entreprise.

Pour continuer sur cet exemple, si votre lieu en sandwich commence à envoyer ses courriels à partir d'adresses qui utilisent divers sous-domaines, vous ne pouvez pas utiliser plusieurs caractères génériques. Donc, entrer dans le champ "de" ne va pas tout trouver. Vous pouvez toutefois utiliser des barres verticales (shift-backslash) pour ajouter des entrées supplémentaires à votre filtre. Ainsi, dans ce cas, vous pouvez écrire dans le champ De pour capturer plusieurs courriels entrants provenant de la même entreprise.

Vous pouvez également essayer de passer au générique: Taper dans devrait trouver tout ce que le créateur de café vous envoie. Vous devrez seulement être plus précis si vous essayez de filtrer certains messages, mais pas d’autres. Par exemple, si vous souhaitez que les messages d’une compagnie de théâtre spécifique reçoivent une seule étiquette plutôt que tous les messages concernant tous les théâtres (ou le théâtre en général), ou si vous n’êtes pas très doué pour les arts, les messages d’un Jim spécifique (de New Hamp-Shire Darkmagics) au lieu de tous les Jims.

  • Pourquoi ça vaut le coup d'aller fou avec les filtres

Avec le filtrage de Gmail, vous pouvez être incroyablement créatif, allant même jusqu'à verrouiller complètement votre boîte de réception à partir de comptes de messagerie que vous n'avez pas encore inscrits sur la liste blanche. C'est extrême, mais c'est une possibilité. (Vous pouvez même utiliser Gmail pour créer des adresses e-mail illimitées et filtrer de cette manière: attribuez à vos banques une « », par exemple, et filtrez tous les messages Gmail en fonction du champ «À:» au lieu de «De: " champ.)

Je trouve plus facile d'observer une règle simple: si j'ai une étiquette, je devrais avoir un filtre. Donc, dans mon cas, j'ai un filtre configuré pour étiqueter chaque email que je m'envoie comme «À faire», le marquer comme important, un moyen pratique de m'envoyer un rappel par courrier électronique. Mon filtre Finance a l'air un peu plus indiscipliné, mais cela fonctionne:

  • Vous pouvez également faire preuve de créativité avec les actions de filtrage

L'autre moitié importante du processus de filtrage concerne toutes les autres actions que vous pouvez jouer une fois que vous avez configuré vos déclencheurs. Il est facile de dire à Gmail d'étiqueter un certain courrier électronique provenant d'un expéditeur donné. Afin de garder votre boîte de réception principale (et les onglets catégoriels, si vous les utilisez) à l'abri de tout encombrement, envisagez de dire à Gmail que vous souhaitez également que ces e-mails filtrés ignorent votre boîte de réception.

Cela ne signifie pas que vous ne pourrez pas lire ces messages ni les remarquer lorsque vous les recevrez. Au lieu de cela, cette fonction de saut automatique signifie que votre boîte de réception principale ne sera pas obstruée par les courriels de votre sandwicherie préférée; au lieu de cela, votre filtre sandwich affiche un nombre croissant d'utilisateurs, vous avertissant qu'il y a des messages à surveiller. Je trouve cela beaucoup plus facile à gérer que d'avoir une boîte de réception remplie d'e-mails avec des filtres de couleur, et cela fonctionne un peu plus comme la fonctionnalité «Créer une règle» dans Outlook ou Mail que vous connaissez peut-être mieux.