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Comment organiser votre vie entière avec Trello

Trello est un formidable outil de gestion de projet qui facilite la collaboration et, même si j'ose dire, est amusant. Mais cet outil de liste visuel peut faire beaucoup plus, qu'il s'agisse de projets de travail, de tâches ménagères, de projets de voyage ou de n'importe quoi d'autre. Voici quelques façons d'utiliser Trello pour gérer votre vie entière.

Comment fonctionne Trello (et pourquoi c'est génial)

Un tableau Trello est essentiellement une page Web contenant des listes disposées horizontalement sur la page afin que vous puissiez avoir une vue plongeante de votre projet. Les éléments dans les listes, appelés cartes, peuvent être glissés et déposés sur d'autres listes ou réorganisés dans les listes.

Les cartes individuelles elles-mêmes peuvent contenir des listes de contrôle, des images, des pièces jointes, des dates limites, des étiquettes de couleur et des notes de discussion d'autres personnes partageant le tableau. Vous pouvez avoir autant de tableaux que vous le souhaitez - un pour «House Stuff», par exemple, un pour «World Domination», etc.

Vous pouvez probablement voir comment cela est utile. Les cartes Trello sont comme des notes autocollantes que vous disposez sur un tableau en liège, c’est-à-dire des notes autocollantes numériques qui sont interrogeables, peuvent être partagées et sont accompagnées de rappels. Vous pouvez également créer des cartes par courrier électronique.

Trello fonctionne pour moi parce que j'ai tendance à penser très visuellement, et les images et les étiquettes de couleur s'inscrivent mieux dans mon cerveau que le texte brut. Bien que je sois un grand fan d’Evernote pour sa gestion de tonnes d’informations, j’avais l’impression de retourner sur des listes individuelles griffonnées sur papier et même de disposer de fiches réparties un peu partout pour obtenir un aperçu général de mes jours. Trello était une grande mise à niveau; c'est l'une des rares applications qui associe une interface utilisateur simple et élégante à des fonctionnalités puissantes et flexibles.

Mais assez de louanges. Laissez-moi vous montrer comment moi-même et les autres utilisateurs de Trello obtenons des résultats avec quelques exemples de tableaux.

Utiliser Trello pour gérer des projets et des tâches

La manière la plus évidente et la plus populaire d’utiliser Trello est peut-être de gérer des projets et des tâches, aussi bien pour des tâches personnelles que pour des projets d’équipe.

Implémenter GTD dans Trello

Le système de productivité Getting Things Done (GTD) s'intègre parfaitement sur cette plateforme. Vous pouvez avoir des tableaux distincts pour chacune de vos listes principales (par exemple, un tableau NextActions avec des listes pour chaque contexte, tels que @calls, et un tableau Someday / Maybe avec des listes pour chaque catégorie) ou, tel que je l'utilise (capture d'écran ci-dessus), un grand tableau des tâches avec les listes appropriées.

Par exemple, mon tableau inclut:

  • Vue d'ensemble / Projets: j'aime garder un œil sur les projets que je jongle, je crée donc une carte pour chacun d'entre eux de cette liste, ainsi qu'une couleur pour chaque projet (ainsi, lorsque je vois une tâche connexe dans les autres listes, je sais que cela fait partie d’un projet plus important). J'ajoute également une carte décrivant chaque étiquette de couleur, car parfois je ne me souviens pas si bleu signifiait personnel ou vert signifie travail ou autre chose.
  • Boîte de réception: faites un brain dump et créez des cartes pour chaque tâche, puis faites-les glisser sur les autres listes pour les hiérarchiser et les organiser. Vous pouvez également ajouter des dates d'échéance, une description détaillée et joindre des fichiers.
  • NextActions: En gros, les prochaines choses à faire
  • En attente: tâches déléguées ou en attente
  • Un jour / Peut-être: Les tâches que je veux faire ... un jour
  • Terminé: une fois les tâches terminées, faites glisser les cartes ici pour que vous puissiez voir vos progrès. Ou simplement archiver la carte pour la retirer de votre tableau (elles seront toujours consultables dans Trello)

Tout autre système de listes et d’étiquettes peut également fonctionner, comme utiliser une liste pour «Cette semaine» et une autre liste pour «Le mois prochain» ou étiqueter des tâches par vos «gros rochers», comme les appelait Stephen Covey (des éléments comme la famille, l’apprentissage, santé, etc.).

Planifiez vos semaines avec des listes quotidiennes

Vous pouvez également utiliser Trello comme agenda hebdomadaire, avec des listes pour chaque jour de la semaine. Par exemple, en plus de mon tableau des tâches, j'ai un tableau des publications hebdomadaire où je peux planifier les articles et les publications sur lesquels je dois travailler pour chaque jour de la semaine suivante. Les étiquettes de couleur concernent chaque client ainsi que chaque type de tâche d’écriture (par exemple, l’objectif principal de la journée en matière d’écriture, de recherche ou de révision).

Vous pouvez créer un calendrier éditorial encore plus avancé avec Trello ou utiliser le planning hebdomadaire pour des besoins autres que d'écriture: pour planifier les repas, les tâches ménagères, les routines d'exercices, les devoirs, et tout ce que vous pourriez lister par jour.

Si vous activez la mise sous tension du calendrier (sous le menu de la barre latérale> Mises au point), vous pouvez même voir toutes vos cartes auxquelles sont associées des dates d'échéance dans une vue mensuelle ou hebdomadaire du calendrier et utiliser l'URL de iCalendar (sous Mises à jour). > Calendrier> Paramètres) pour synchroniser vos cartes avec votre calendrier externe.

Créer des tâches récurrentes et consigner les tâches terminées

Si vous avez des tâches répétitives et que vous ne voulez pas continuer à ajouter les mêmes cartes, connectez Trello au service d'automatisation des applications Web Zapier et utilisez cette recette pour programmer des cartes tous les jours, toutes les semaines et tous les jours.

Vous pouvez également associer Trello, Zapier et RescueTime pour suivre automatiquement votre temps et consigner toutes vos tâches terminées, car les instructions détaillées de RescueTime vous indiqueront comment procéder. Cool, non?

Intégrer la méthode Kanban pour gérer des projets d'équipe

Kanban est un système qui organise le flux de travail de manière visuelle, souvent avec des cartes organisées en colonnes (telles que «À faire», «Faire» et «Fait») sur un tableau. Comme vous pouvez le constater, Trello s’inspire du conseil d’administration Kanban et convient parfaitement à cette façon de gérer des projets. Les équipes informatiques agiles en particulier semblent avoir pris le parti de Trello pour hiérarchiser les tâches et maîtriser toutes les phases d'un projet, ainsi que pour enregistrer des notes de réunion et partager des ressources.

Même si vous n'utilisez pas de «sprints» dans vos projets, vous pouvez copier cet exemple de carte Agile sur votre compte Trello et ajuster les listes (listes suivantes, questions, espace à améliorer et possibilités impressionnantes) à votre guise. pour vos projets de travail.

(Au fait, la version gratuite de Trello vous permet de changer la couleur d'arrière-plan, mais pour obtenir un support d'arrière-plan élégant comme sur la capture d'écran ci-dessus, vous aurez besoin de Trello Gold, qui coûte 5 $ par mois ou 45 $ par an.)

Utiliser Trello pour l'organisation personnelle et familiale

En plus de vos tâches à faire, vous pouvez créer toutes sortes de listes dans l'outil, les cartes constituant n'importe quel type de texte. Voici quelques exemples.

Gardez une petite équipe ou une famille à jour

Vous pouvez également utiliser Trello en tant que groupe / statut de famille / babillard, comme le montre ce modèle. Avec des listes pour chaque personne, chaque carte peut être un simple message des autres membres, un rappel d'horaire, une tâche assignée ou une corvée, ou une proposition. (Vous pouvez activer un vote pour activer le décompte des votes des membres de l'équipe.)

Inversement, au lieu d’une liste pour chaque personne, vous pouvez avoir une liste pour chaque domaine que l’équipe doit traiter: listes de magasinage, ordres du jour des réunions, idées de projets, etc. Dans la barre latérale, vous pouvez faire glisser les icônes des membres sur n’importe quelle carte pour y affecter une personne.

Planifier des vacances entières

Certains voyages demandent beaucoup de travail, beaucoup trop de détails à jongler et de choses à surveiller. Nous adorons utiliser TripIt pour organiser automatiquement nos itinéraires de voyage par courrier électronique, mais lors de la phase de planification, un outil comme Trello est très utile. Vous pouvez avoir des listes de toutes vos réservations, des endroits que vous voulez manger, des sites à voir, des listes de colisage, etc. Partagez le tableau avec quelqu'un avec qui vous voyagez, et celui-ci pourra également ajouter ses propres cartes.

Lorsque votre voyage est chargé, cela vous évite un peu de stress de voir au jour le jour ce que vous avez prévu pour vous assurer que toutes vos bases (options de restauration, transport, etc.) sont couvertes. listes vous pouvez facilement ajuster votre itinéraire en faisant simplement glisser les cartes vers un autre jour ou en les déplaçant vers le haut ou le bas de la liste.

Organiser un projet d'amélioration de l'habitat

Cet exemple de Trello organise un projet de remodelage à l'aide du modèle Tâches, faisant, fait, mais vous pouvez ajouter des listes plus spécifiques, telles que Estimations de l'entrepreneur, Listes de produits, Budget, Bricolage, etc.

Planifiez un mariage du début à la fin

Planifier le grand jour n’est pas un énorme projet, mais Trello peut organiser visuellement vos projets de mariage. Tabitha Neal a un guide formidable sur l’utilisation de Trello pour planifier un mariage, tandis que Trello propose un modèle «Centre de commande de mariage» qui divise les tâches en listes pendant plus de 12 mois, 10 à 12 mois, 8 mois et ainsi de suite avant le jour du mariage.

Planifiez un roman ou un scénario

Utiliser des fiches pour tracer le récit d’un roman ou d’un scénario est une technique d’écriture classique. Trello peut remplacer ces fiches physiques. Le modèle ci-dessus provient de l'utilisateur Reddit tleisher et vous pouvez l'adapter à toute œuvre de fiction.

Grab Trello Modèles

Vous pouvez utiliser Trello pour à peu près tout ce que vous feriez pour établir des listes, en particulier pour des projets complexes. Vous voulez encore plus d'idées? Découvrez ce tableau de modèles (chaque carte est un modèle que vous pouvez copier sur votre compte), des tableaux inspirants ou ces modèles de Trello (planification d’événements, activité indépendante, conseil, publication, recrutement et développement de logiciels). En outre, voici comment utiliser Trello comme un pro.