intéressant

Comment puis-je sauvegarder tous mes courriels pour une sauvegarde personnelle?

Cher Goldavelez.com,

Je quitte mon emploi et je veux emmener mes courriels de travail avec moi. J'ai déjà été bombardé par des emplois et il était devenu très utile d'avoir une trace écrite de courrier électronique derrière moi. Comment puis-je sauvegarder tous les courriels afin de pouvoir y accéder ultérieurement, au cas où j'en aurais besoin?

Signé,

Abeille ouvrière paranoïaque

Cher Paranoid,

Une copie personnelle de vos courriels professionnels peut vous être utile avant et après votre départ. Vous pouvez vous y reporter ultérieurement, par exemple, pour documenter les commentaires que vous avez reçus ou les projets sur lesquels vous avez travaillé (peut-être pour obtenir des échantillons lors de votre prochain emploi). Il existe plusieurs façons de créer des sauvegardes de vos courriels professionnels. Nous espérons donc que l’une des méthodes suivantes fonctionnera pour vous.

Parlons d’abord d’Outlook, car c’est le programme de messagerie électronique le plus répandu dans les bureaux, puis nous discuterons de Gmail (Google Apps).

: Comme de nombreux intervenants l’ont souligné, votre entreprise est propriétaire de votre messagerie électronique professionnelle. Pour éviter toute conséquence légale, adressez-vous à votre service informatique ou à votre superviseur. (En outre, si vous téléchargez par lots tous vos courriels en même temps, cela pourrait soulever des sourcils, comme le souligne le site Ressources humaines de About). Il est également intéressant de noter que, bien sûr, ces méthodes fonctionnent toutes pour les courriels personnels. Ces astuces sont donc utiles, peu importe ce que vous essayez de sauvegarder.

Options Outlook

Faites glisser des courriels d'Outlook vers un dossier

Le moyen le plus simple de sauvegarder plusieurs courriels à partir d'Outlook consiste à sélectionner ceux que vous souhaitez sauvegarder et à les faire glisser dans un dossier de l'Explorateur Windows (ou du Finder, si vous êtes sur un Mac). Cela enregistre les e-mails sous forme de fichiers .msg individuels avec le sujet comme nom de fichier, avec toutes les pièces jointes. L'inconvénient: vous pourrez les ouvrir ultérieurement dans Outlook, mais vous ne pourrez pas utiliser un autre client de messagerie, car le format .msg est la propriété exclusive d'Outlook. (Si vous souhaitez utiliser un autre programme pour les lire, vous devrez vous pencher sur le logiciel de conversion ou de visualisation MSG.) Si vous utilisez Office 2011 sur un Mac, toutefois, si vous faites glisser les fichiers, vous les enregistrez en tant que fichiers .eml., qui peut être ouvert dans d’autres clients de messagerie.

Tout exporter dans un fichier Outlook PST

Pour une sauvegarde complète de tout, y compris des sous-dossiers, utilisez la fonction d'exportation d'Outlook. Dans Outlook 2010, cela se trouve sous Fichier> Options> Avancé. Lorsque vous enregistrez vos dossiers en tant que fichier .pst, vos courriers, calendriers, contacts, tâches et notes sont sauvegardés. Ce fichier .pst peut être ouvert sur un autre ordinateur - à nouveau uniquement par Outlook.

Utilisez la commande "Enregistrer sous" dans Outlook

Pour enregistrer des courriers électroniques individuels dans Outlook, la commande Fichier> Enregistrer sous vous permettra de sauvegarder les messages dans des formats plus universels, tels que texte, RTF et HTML. Malheureusement, vous aurez également besoin de sauvegarder les pièces jointes individuellement, ce qui n’est idéal que pour sauvegarder quelques messages à la fois.

Utiliser un script ou un outil tiers pour enregistrer des courriels Outlook dans d'autres formats

Heureusement, d'autres se sont attaqués au problème consistant à obtenir des courriers électroniques par lots dans Outlook. J'avais l'habitude d'utiliser ce script VBS pour exporter des dossiers sélectionnés à partir d'Outlook en tant que fichiers .msgs individuels. Malheureusement, je ne peux pas créditer la source d'origine du script, mais je l'avais modifiée pour enregistrer les courriers électroniques avec le nom de l'expéditeur, ainsi que la date et le sujet du nom de fichier. Ce script a une apparence similaire, mais apparemment, vous pouvez modifier le format de MSG.

Il existe également des utilitaires tiers pour accomplir la même chose avec des fonctionnalités plus avancées, mais ils ne sont pas tous gratuits.

Options Gmail

Si votre entreprise utilise Gmail (Google Apps), plusieurs solutions pourraient vous convenir.

Utiliser un client de messagerie de bureau

Vous pourrez peut-être utiliser un client de messagerie comme Outlook ou Thunderbird pour télécharger votre courrier via POP ou simplement y accéder via IMAP. Ensuite, vous pouvez enregistrer les emails du programme. Avec Thunderbird, vous pouvez simplement mettre en surbrillance tous les courriels, cliquer dessus avec le bouton droit de la souris et choisir "Enregistrer sous" pour les enregistrer tous au format .eml.

Utiliser un service ou un programme de sauvegarde Gmail

En plus de l'option Thunderbird, nous avions précédemment souligné plusieurs manières de sauvegarder Gmail, notamment l'utilisation du service Backupify et la sauvegarde de Gmail avec l'outil de ligne de commande Fetchmail.

Plus récemment, j'ai découvert que Gmvault multiplate-forme était

un outil robuste pour la sauvegarde de Gmail; il vous permet de restaurer des emails sur un autre compte Gmail.

Autres options

Deux autres options pour Gmail et Outlook (ainsi que d’autres programmes) incluent l’impression de vos courriels au format PDF (la plupart des outils PDF permettent l’impression au format PDF à partir de n’importe quel programme) et leur transmission à votre adresse e-mail personnelle. approches aussi.

Lorsque vous sélectionnez plusieurs emails à imprimer au format PDF, vous devez cliquer sur le bouton OK pour chacun d'entre eux. De plus, les fichiers PDF ne contiennent aucune pièce jointe, vous devrez donc les sauvegarder séparément. Néanmoins, cela pourrait être une bonne solution pour seulement quelques courriels clés. Si vous utilisez Gmail, l’extension Tout imprimer pour Chrome de Gmail vous permet d’imprimer plusieurs courriels d’un coup.

Transférer des courriels à votre adresse personnelle est une autre idée. Pour ce faire, vous pouvez configurer des filtres dans Gmail et Outlook. Toutefois, vous ne transférerez que les courriels que vous avez reçus après l'avoir configuré. Par conséquent, pour conserver les courriels plus anciens, vous devez toujours utiliser l'une des solutions ci-dessus.

Amour,

Goldavelez.com