intéressant

Faire avancer les choses, dix ans

Vous n'entendez plus beaucoup parler du système de productivité. Ce n'est pas aussi coloré ni aussi convivial que le Bullet Journal, et bien que diverses applications aient prétendu «fonctionner avec GTD», elles sont toutes légèrement devenues brèves, parce que GTD est fondamentalement analogique. C'est un système qui fonctionne si vous laissez Gmail trier automatiquement vos e-mails en catégories, ou si vous laissez une application analyser vos documents pour en extraire des tâches à faire ou des éléments de calendrier, car l'objectif principal de GTD est que vous suivez et collectez activement chaque tâche, responsabilité ou préoccupation. (aka "Open Loop") qui vient à votre rencontre. Vous devez examiner chaque courrier électronique et noter chaque rendez-vous, car si vous passez du temps à vous demander si une application a négligé de programmer automatiquement quelque chose, c'est une boucle ouverte qui prend de la place dans votre esprit et vous empêche de faire autre chose.

J'ai passé ces dix dernières années à nettoyer ces boucles. Traitement de mon propre email. Planifier mon propre calendrier. Ecrire mes propres tâches. J'utilise des applications (calendrier, fitness, banque) pour m'aider à gérer toutes ces informations, mais je ne confie la collecte à personne d'autre qu'à moi-même.

Faire tout cela - pratiquer le GTD - a changé mon cerveau. Je ne peux plus penser à une chose sans la décomposer automatiquement en ses composantes, les actions individuelles qui doivent être terminées avant la chose elle-même. Je ne peux pas imaginer un lundi sans revue hebdomadaire, ni une boucle ouverte que je laisse dans ma tête plus longtemps qu'il ne me faut pour atteindre mon périphérique de capture omniprésente.

Cependant, je ne le considère plus vraiment comme un périphérique de capture omniprésent. C'est juste mon cahier.

Une grande partie de ce que David Allen a écrit dans son opus de 2001 est obsolète. (Il avait l'habitude de conseiller aux personnes de créer une liste séparée d'actions suivantes, ce qu'elles ne pouvaient faire que lorsqu'elles se trouvaient à côté d'un téléphone.) Il y a une édition révisée de 2015 que je n'ai pas encore lue, que je suppose qui traite du traitement des textes et de la numérisation. Les flux Twitter sont probablement déjà obsolètes, car ils ne contiennent pas de conseils sur la capture de Open Loops à partir de Slack.

Mais je n'ai pas besoin de le lire, car j'ai déjà été ... transformé. Rewired. Optimisé pour une productivité sans stress et prêt à tout faire.

Comment faire les choses a changé ma vie

Je ne me souviens pas avoir lu le message de Gina Trapani dans Goldavelez.com sur GTD simplifié avant ou après avoir découvert les 43 dossiers de Merlin Mann, mais beaucoup de gens parlaient de GTD en 2007, et depuis que je venais de commencer Premier emploi de bureau qui m'a obligé à assumer des responsabilités au-delà de «répondre au téléphone», j'étais prêt à le faire. (J'avais écrit des choses à faire sur des bouts de papier, rayé et réécrit des choses le lendemain matin.) J'ai dit à mon chef que je voulais lire ce livre sur la productivité, puis je suis allé aux frontières de l'autre côté de la rue. mon bureau et acheté.

La chose entière rentre dans mon cerveau comme une mélodie; instantanément mémorable, chaque pièce entrant dans la suivante. J'ai ouvert une feuille de calcul et commencé à cataloguer toutes les tâches non terminées, en ajoutant de nouvelles lignes sous les cellules pour décomposer les boucles ouvertes en actions suivantes individuelles. Je suis allé dans le placard à fournitures pour trouver quelque chose qui pourrait servir de boîte de réception dédiée pour les morceaux de papier et autres objets physiques devant être traités en tâches et actions. J'ai demandé à mon chef si le bureau me permettait d'acheter 43 dossiers et un dossier suspendu dans lequel les stocker.

Je suis très sûr que je suis devenu GTD Dork du bureau par la suite. J'ai prosélytisé. J'ai demandé à mes collègues de lire le livre et j'ai même convaincu certains d'entre eux de participer à un webinaire en ligne présentant. (Il a accidentellement partagé un écran contenant certaines de ses actions plus personnelles, Next Actions. C'était étrange.) J'ai demandé aux RH si le fait d'assister à l'un des grands séminaires GTD, comme celui organisé dans les salles de bal des hôtels, serait considéré comme un perfectionnement professionnel.

Mais j'ai fait beaucoup de choses. Je suis devenu connu comme la personne qui pouvait équilibrer plusieurs projets sans manquer une échéance. J'ai noté chaque responsabilité, l'ai divisée en actions individuelles et j'ai passé en revue toutes mes actions exceptionnelles une fois par semaine. J'ai aussi fait la part de GTD qui est secrètement la plus difficile; celui qui transforme GTD d’un système de calcul en un système de productivité:

GTD fonctionne parce qu'il vous permet de centraliser toutes vos responsabilités exceptionnelles. Vous n'avez pas à gaspiller votre cerveau en pensant «il faut avoir du papier toilette, n'oubliez pas le papier toilette» car il est écrit, avec un «brouillon» ou «envoyez un courriel à Melissa à propos de la facture» ou toute autre chose que vous devez faire. (Oui, vous pouvez subdiviser votre liste en catégories, si vous ne voulez pas voir «obtenir du papier toilette» mélangé à votre travail.) C’était le grand joueur pour moi; l'idée que je pourrais écrire, le diviser en ses actions individuelles et mettre toutes ces actions dans le même document.

GTD fonctionne également, car il vous permet d'analyser rapidement votre liste de tâches et d'actions - littéralement, votre liste de tâches à accomplir - et de choisir l'une des actions à effectuer. Mais vous devez également le compléter. Ensuite, dès que vous avez terminé, vous devez compléter autre chose.

Comment GTD se compare-t-il aux autres applications et systèmes de productivité

J'ai essayé plusieurs applications et systèmes de productivité depuis le lancement de GTD. J'ai téléchargé et supprimé Remember the Milk plusieurs fois; c'était bien, mais je pouvais suivre et organiser les tâches beaucoup plus rapidement sur ma feuille de calcul.

Pendant un certain temps, j'ai essayé de transférer des projets sur un tableau Kanban. Même s'il était amusant de déplacer des notes collantes, je ne faisais que recréer des données que j'avais déjà dans ma liste maîtresse de données GTD - et je n'avais pas besoin de deux listes. (Avoir deux listes signifie que vous pouvez en mettre à jour une et oublier de mettre à jour l'autre, et si vous devez passer du temps à vous inquiéter si votre système est exact, vous ne passerez plus à autre chose.)

Il y a eu une période au cours de laquelle je n'ai pas gardé de feuille de calcul ni tout transféré à Basecamp, car cela me donnait exactement les fonctionnalités dont j'avais besoin. Je voulais conserver une seule liste d'actions suivantes que je pourrais subdiviser en catégories. Je ne voulais pas que l'application suggère, conseille ou organise en mon nom.

Mais cette ancienne version de Basecamp a finalement cessé de se synchroniser avec mon téléphone, ce qui signifiait que je ne pouvais plus y faire confiance - et la nouvelle version de Basecamp offre bien plus de fonctionnalités que nécessaire.

Je garde donc ma feuille de calcul. Cela a l'air très différent de celui que j'avais quand j'ai commencé à utiliser GTD, mais ça fonctionne. Parfois, je songe à passer à un Bullet Journal - j'adore les marqueurs de couleur -, mais je me souviens ensuite que le papier est froissé et mis dans des boîtes et que mon système de feuille de calcul contient ce relevé précis de tout ce que j'ai accompli, que je peux consulter et référence chaque fois que je dois.

Comment ma pratique de GTD a changé

Je pratique le GTD depuis environ dix ans maintenant. J'écris toujours tout, même si c'est une tâche que j'ai l'intention de faire dès que je me lève et me rends dans mon bureau à la maison. (Nous savons tous que franchir une porte nous fait oublier des choses, non?)

Je maintiens également toujours une boîte de réception dédiée pour le courrier, un document papier occasionnel et des éléments aléatoires qui doivent aller quelque part jusqu'à ce que je sache quoi en faire. J'ai arrêté d'utiliser un dossier Tickler vers 2012; Google Agenda pouvait gérer la plupart de mes rappels et il n'y avait pas assez de papier pour gérer un système de 43 dossiers.

J'avais l'habitude de faire des revues hebdomadaires le vendredi, pour réfléchir à la semaine que je venais de terminer; maintenant, je les fais le lundi, pour planifier la semaine à venir.

Je trie également mes prochaines actions par date, par exemple «voici ce que je veux faire mardi», au lieu de toutes les mettre dans la même liste. J'ai un tableur que j'ai organisé sous forme de calendrier et chaque jour a sa liste de tâches professionnelles et personnelles que je coche au fur et à mesure que je les complète. Lorsque je traite des éléments dans cette feuille de calcul, non seulement je les décompose en actions individuelles, mais je détermine également le jour de leur exécution.

Je garde toujours une liste séparée d'actions Un jour / Peut-être sur un ancien compte Basecamp que je n'ai pas encore abandonné - il contient un enregistrement de tant de tâches terminées! - bien que cette liste Un jour / Peut-être soit pratiquement morte. GTD a fait mon un jour; J'ai tellement accompli en disant: «D'accord, je veux que cela soit fait. Comment et quand vais-je le faire?

Et puis je le fais. C'est la partie la plus difficile de Getting Things Done. Le reste est vraiment une bonne prise de notes.