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Productivité 101: Notions élémentaires sur la philosophie GTD

Faire avancer les choses, ou GTD, est un système permettant de s'organiser et de rester productif. Cela peut sembler compliqué à l’extérieur, mais le but ultime est de passer moins de temps à faire ce que vous avez à faire pour avoir plus de temps pour ce que vous voulez faire. Décrivons-le et voyons comment appliquer une version simplifiée à votre vie.

Qu'est-ce que GTD (Getting Things Done?)

Getting Things Done (GTD), c'est en réalité deux choses: une méthode de productivité et un best-seller de l'auteur et consultant en productivité David Allen. Il existe depuis longtemps et c'est un aliment de base pour les amateurs de productivité, y compris ici sur Goldavelez.com. Malgré tout, nous n’avons jamais approfondi ce qu’il est et comment vous pouvez le faire fonctionner pour vous. Et, depuis que nous avons récemment exploré les bases du piratage pour les nouveaux lecteurs de notre série 101, nous avons pensé qu'il valait la peine d'y revenir.

En termes simples, GTD est une méthode permettant d’organiser vos tâches, vos priorités et votre emploi du temps de manière à les rendre gérables. L'un des principaux avantages de GTD est qu'il permet de voir facilement ce que vous avez dans votre assiette et de choisir les éléments à traiter. Il insiste également sur la nécessité de vous débarrasser de votre tâche et de la placer dans un système auquel vous pouvez vous référer. Cela efface votre esprit de toute distraction mentale qui vous empêchera de travailler efficacement.

Tout cela a l'air génial, mais GTD a également la réputation d'être compliqué. Ce n’est pas nécessairement le cas, mais c’est en partie à cause de cette réputation qu’il n’ya personne, rigide et "juste" pour la pratiquer. Il y a des lignes à garder à l'intérieur, mais il n'y a pas de livre de règles "faites ceci, alors faites-le et mettez-les dans cette catégorie". Il n'y a pas d'application préférée à utiliser ni de journal à acheter pour que cela fonctionne. Une partie de ce flou facilite le remixage et la personnalisation en fonction de vos besoins, mais rend également l’approche difficile. Dans cet article, nous allons vous présenter les principes de base de GTD du point de vue du débutant et vous proposer quelques astuces pour vous aider à appliquer un formulaire simplifié et plus accessible à votre emploi du temps chargé et à votre liste de tâches à accomplir.

Les cinq "piliers" de GTD

GTD est un système d'organisation. Cela ne fixe pas de règles sur la façon dont vous faites votre travail. Au lieu de cela, il se concentre sur la manière dont vous capturez le travail que vous devez faire, l’organisez et choisissez ce qui requiert votre attention. À la base, GTD repose sur cinq "piliers" ou étapes pour s'organiser et rester:

  1. Capturez tout. Vos tâches, vos idées, vos tâches récurrentes, tout. Mettez-le dans un cahier à plumes, une application de tâches à faire, un agenda, tout ce que vous préférez utiliser pour vous organiser. GTD ne dit pas d'utiliser un outil spécifique, mais ce que vous utilisez doit s'intégrer à votre flux normal. L'obstacle à son utilisation devrait être si bas qu'il n'y a jamais de raison que vous disiez "je l'ajouterai à ma liste plus tard". Vous voulez tout capturer dès que cela se produit, pour que vous n'ayez plus à y penser jusqu'à ce qu'il soit temps de le faire.
  2. Clarifiez les choses que vous devez faire. Ne vous contentez pas d’écrire «Planifiez vos vacances», décomposez-le en étapes concrètes afin qu’il n’y ait aucun obstacle à cette tâche. Si vous pouvez faire quelque chose tout de suite et que vous avez le temps de le faire, faites-le. Si vous pouvez déléguer quelque chose, déléguez-le. Voici une vidéo utile dans laquelle David Allen explique comment clarifier vos tâches afin qu’elles ne prennent pas plus de temps pour comprendre ce que vous vouliez dire que pour faire réellement ce que vous vouliez faire.
  3. Organisez ces éléments exploitables par catégorie et par priorité. Attribuez des dates d'échéance, dans la mesure du possible, et définissez des rappels afin que vous puissiez les suivre. Portez une attention particulière à la priorité de chaque élément. Vous ne faites actuellement aucun des éléments de votre liste, vous vous assurez simplement qu'ils sont dans les bons compartiments pour plus tard, et vos rappels sont configurés. En bref, c'est du temps de qualité avec votre liste de tâches, votre boîte de réception et votre calendrier.
  4. Réfléchissez sur votre liste de tâches. D'abord, examinez vos tâches pour voir quelle devrait être votre prochaine action. C'est là que l'étape de clarification porte ses fruits, car vous devriez être en mesure de choisir quelque chose que vous avez le temps et l'énergie de faire tout de suite. Si vous voyez quelque chose qui est si vague que vous savez que vous ne pourrez pas simplement le lire et le lire, le décomposer. Deuxièmement, examinez régulièrement votre liste de tâches pour voir où vous progressez, où vous devez ajuster vos priorités et déterminer comment le système fonctionne pour vous.
  5. S'engager et se rendre au travail. Choisissez votre prochaine action et allez-y. Votre système est, pour l’instant, configuré pour vous faciliter la tâche. Vos tâches sont organisées par priorité et classées par catégories. Vous savez sur quoi travailler et quand. Ils sont divisés en petits morceaux gérables et faciles à démarrer. Il est temps d'aller au travail.

Ce sont les principes de base de GTD. Fondamentalement, GTD vous donne le moyen d'extraire de votre tête tout ce dont vous avez besoin de vous rappeler et de le placer dans un système capable de les mémoriser pour vous, de les organiser et de les décomposer en éléments sur lesquels vous pouvez travailler. Ainsi, la prochaine fois que vous consulterez votre liste de tâches à faire, il ne devrait y avoir aucune confusion quant à ce que vous avez le temps de traiter ou ce qui est le plus important. Vous pouvez passer moins de temps à réfléchir à ce qu’il faut faire et comment travailler et plus de temps à travailler réellement.

Comment se lancer avec GTD

Maintenant que vous avez compris le principe de base de GTD, commencer est simple. En fait, il est probable que de nombreux piliers de GTD font déjà partie de votre flux de travail. Peut-être avez-vous déjà une application à faire ou une réunion régulière avec votre patron pour discuter des priorités. Cela peut sembler décourageant - ou comme si vous passiez plus de temps à vous organiser avec quelque chose comme GTD que ce que vous passerez réellement à faire votre travail - mais cela ne doit pas nécessairement être ainsi. Voici comment commencer.

Tout d'abord, vous avez besoin d'un outil pour capturer et organiser toutes vos idées, vos tâches, vos responsabilités - tout ce dont vous avez besoin de vous souvenir. Vous avez probablement déjà une application, un journal et un planificateur favoris que vous utilisez pour rester organisé. Si vous ne le faites pas, cherchez-en un qui fonctionne avec votre flux. Lorsque le patron vous surprend avec une nouvelle tâche pendant que vous travaillez sur autre chose, vous voulez un outil qui vous permette de la réaliser rapidement dans votre système. De cette façon, vous n’aurez pas à vous stresser ni à vous en rappeler plus tard. Si votre application de tâches actuelle ne vous donne pas cette liberté, trouvez-en une qui convient, même s'il s'agit de notes post-it ou d'un tableau blanc.

Ensuite (et voici ce que la plupart d’entre nous ne faisons pas maintenant), prévoyez un peu de temps chaque semaine ou au début de chaque journée pour prendre véritablement contact avec votre tâche. Après tout, il n'y a pas de moyen plus rapide de perdre du temps au travail que de travailler à l'aveuglette sans penser à la situation dans son ensemble ou à d'autres tâches plus pressantes. Assurez-vous que ces tâches sont organisées en tâches spécifiques que vous pouvez choisir et exécuter chaque fois que vous avez le temps de les faire. Assurez-vous qu'elles sont également organisées par priorité, de sorte que vous ne perdiez jamais de temps à déterminer les points les plus importants. Idéalement, lorsque vous avez terminé, vos tâches doivent être faciles à analyser. Vous pourrez ainsi voir rapidement ce qui est le plus important, ce qui prend le moins de temps possible, et ce que vous devez faire ensuite (et après cela)., et après ça.)

La manière dont vous organisez ces tâches dépend de vous, mais n'oubliez pas de ne pas trop modifier votre méthode. Ce sont les petites choses qui le rendent utile, et si votre liste de tâches commence à être surchargée de catégories, de priorités variables et de toutes sortes d'étiquettes, de drapeaux et de fonctions, il est temps de revenir à la case départ et de simplifier. Personnellement, chaque matin, je passe environ cinq minutes à vérifier que tout ce qui est sur ma liste de tâches reflète tout ce que je dois faire ce jour-là et que tout ce qui est gros ou vague a suffisamment de clarté pour que je puisse le suivre. Ensuite, une fois par semaine, je me donne environ une demi-heure à une heure pour une revue hebdomadaire. Je fais un plongeon plus approfondi, je m'assure de suivre tout ce que j'ai voulu dire mais que j'ai négligé, je rajoute toutes les idées qui m'attendent. À ma liste de tâches, déléguez ce que je peux, faites un peu de brainstorming et modifiez les priorités si nécessaire.

Trouvez un système convivial GTD qui fonctionne pour vous

Vous pourriez penser que David Allen lui-même utilise un planificateur coûteux ou une multitude d'applications à faire pour faire ce qu'il fait. Il n'a pas. En fait, il n'utilise que du papier. En fait, il y a toujours des blocs-notes à proximité de son espace de travail, ce qui lui permet de noter rapidement des idées et des tâches à faire et de les sortir de sa tête.

Si vous aimez également l'approche papier, le système Bullet Journal mentionné précédemment est très convivial avec GTD, en ce sens qu'il vous encourage à passer du temps à réviser et à hiérarchiser vos tâches, et qu'il est facile d'ajouter de nouvelles tâches à votre liste. . Il ajoute plus de structure que GTD n’exige, mais cela peut fonctionner pour vous.

Si vous préférez l'approche centrée sur l'application, vous avez beaucoup d'options. Evernote est un choix populaire, et nous avons déjà expliqué comment le rendre compatible avec GTD, avec quelques modèles pour vous aider à démarrer. Si vous préférez Springpad, il est également facile d’en faire un organisateur compatible GTD. Microsoft OneNote est à la fois puissant et convivial pour GTD. Tous les trois sont excellents pour GTD, même s’ils sont un peu lourds et riches en fonctionnalités.

Vous n'êtes pas obligé d'utiliser des applications polyvalentes telles que Evernote ou OneNote pour GTD si vous ne le souhaitez pas. Même des applications simples à faire, telles que GQueues, Doit.im et même la propre application Rappels d'Apple qui s'adapte bien au moule. En fait, toute application ou outil de prise de notes qui vous permet également d’organiser, de hiérarchiser et de réviser les tâches que vous avez à faire fonctionnera parfaitement. Cela dit, certains simplifient les choses et d’autres sont conçus avec GTD en tête. Gardez un œil sur cela si vous regardez.

Rappelez-vous, ceci est juste une philosophie

GTD a de nombreux atouts, mais n'oublions pas: ce n'est qu'une philosophie. Ce n'est pas pour tout le monde, et ce n'est peut-être pas le meilleur système de productivité pour vous. Il existe de nombreux systèmes et méthodes de productivité et, même si certaines personnes vénèrent GTD comme la Bible, ce n'est qu'un système très populaire parmi tant d'autres. La meilleure façon de l’utiliser est d’intégrer le système dans un système qui répond le mieux aux besoins et non de respecter scrupuleusement toutes ses règles. Il meurt d'envie d'être remixé et adapté.

Par exemple, si vos tâches se présentent sous la forme de courriers électroniques, votre boîte de réception devrait faire partie de votre système. Garder votre boîte de réception propre - ou au moins organisée - fait partie des étapes de "capture" et "organisation" décrites ci-dessus. Ce flux de travail Gmail a permis à notre propre Melanie Pinola de contrôler sa boîte de réception. Je jure que le "Trio de confiance" de Gina Trapani ne contient pas de dossiers de messagerie, non pas parce que ma boîte de réception a l'air propre, mais parce qu'elle combine la capture et la clarification. Si vous êtes étudiant, ce workflow adapté aux universités peut vous intéresser, car il traite à la fois des éléments urgents (devoirs, travaux, examens) et liés au contexte (étudier, organiser des notes, rechercher). Quoi que vous fassiez, assurez-vous que cela fonctionne pour vous et que ce soit. Ne vous laissez pas prendre par la productivité pour la productivité.

Lecture supplémentaire

Vous avez maintenant les outils pour commencer à utiliser GTD et le faire fonctionner pour vous. Nous n'avons vraiment fait qu'effleurer la surface et le livre lui-même propose des astuces et des exemples plus spécifiques que vous pouvez appliquer à vos besoins spécifiques. Si vous recherchez plus de ressources, voici une courte liste d'articles à lire:

  • Pratiquer le GTD simplifié
  • Temps GTD
  • FAQ sur les habitudes zen
  • 43 Guide de démarrage rapide du dossier GTD
  • Boîte à outils GTD de Mashable
  • Notre tagpage GTD

N'oubliez pas que l'objectif de GTD est de consacrer un peu de temps à l'organisation pour obtenir un gain de temps considérable en temps que vous auriez consacré à un travail inutile et improductif. Pour vos efforts, vous serez plus organisé et détendu, car vous n’aurez jamais à vous soucier de ce qu’il faut faire par la suite, comment le faire et quand vous aurez le temps - votre système le gérera à votre place. Le résultat final est que vous êtes plus en phase avec votre travail et que vous êtes plus impliqué dans votre vie.