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Quelle est la meilleure façon de signer des documents électroniquement (sans les numériser)?

Cher Goldavelez.com,

J'en ai assez d'imprimer un document et de le numériser pour y apposer ma signature. Y a-t-il une meilleure manière de faire cela? Je sais qu'il existe de nombreuses applications, mais il y en a tellement que je ne sais même pas par où commencer.

Cordialement,

Signer Sally

Chère sally,

Nous sommes d'accord; les scanners sont totalement inutiles pour signer un document simple. Il existe plusieurs façons de signer des documents par voie électronique. Le meilleur choix dépend de vos besoins généraux. Cependant, voici quelques-uns de nos favoris.

Premières choses d'abord: les signatures électroniques valent-elles la peine?

Signer quelque chose avec votre ordinateur est beaucoup plus pratique que de signer une copie papier. Malheureusement, le monde entier n’est pas aussi féru de technologie que vous et il se peut que certaines personnes ou entreprises n’acceptent pas les signatures électroniques. Je signe électroniquement des documents depuis un moment et je n’ai pas encore eu de problème, mais sachez que votre kilométrage peut varier. Vous devrez peut-être quand même signer la copie papier occasionnelle ou télécopier un document.

L'autre chose à considérer est la sécurité. Si vous signez un document particulièrement sensible, vous préférerez peut-être l'imprimer et signer une copie papier au lieu de le stocker dans le nuage ou de l'envoyer par courrier électronique. Cependant, il est important de noter que les signatures physiques ne sont guère sécurisées non plus: tout serveur ou caissier peut voler votre signature sur un reçu s'il le souhaite, et vos documents sont aussi sécurisés que l'entreprise destinataire ne les sécurise. Cependant, envoyer un document sensible en ligne diffère de celui d'envoyer une renonciation signée pour votre prochaine course de 5K, vous devez donc décider combien vous souhaitez réellement mettre sur Internet.

Enfin, ne confondez pas les signatures électroniques (une large catégorie comprenant l’utilisation d’une simple image de votre signature) avec des signatures numériques (qui attachent de manière cryptographique votre identité à un document à l’aide d’une méthode non falsifiable). De nombreuses entreprises peuvent vous autoriser à signer à l'aide d'une signature numérique sécurisée, mais il s'agit d'un domaine totalement différent. Pour cet article, nous nous contenterons des signatures électroniques simples que vous rencontrerez lors de votre utilisation personnelle.

HelloSign signe des documents directement depuis Gmail

Si vous recevez la plupart de vos documents par courrier électronique, l'extension HelloSign Chrome est un moyen extrêmement simple de les signer directement à partir de votre navigateur et de les renvoyer à votre destinataire. Après avoir installé l’extension, vous aurez la possibilité de signer tout fichier PDF généré par Gmail. C’est vraiment l’une des méthodes les plus simples que nous ayons jamais vues, puisqu’elle est intégrée directement dans votre boîte de réception.

SignNow signe des documents à partir de votre iPhone et de votre iPad

Si vous préférez quelque chose d'un peu plus portable, nous sommes de grands fans de SignNow sur iOS. Il peut récupérer des documents dans votre courrier électronique ou dans Dropbox, vous permettre de les signer et de les initialiser directement depuis votre écran tactile, d’ajouter une date et de les renvoyer à votre destinataire (toutefois, si le document est sensible, veillez à utiliser une méthode de partage sécurisée, ou l'imprimer et le signer à la place). Il vous permet même d’enregistrer plusieurs signatures pour que vous et votre épouse puissiez signer un document à partir du même appareil en un rien de temps.

SignNow est une application gratuite qui vous permet de vous inscrire jusqu'à 5 documents par mois. Vous pouvez souscrire à un forfait premium pour plus d’essais ou essayer DocuSign Ink, qui vous permet de signer autant de documents que vous le souhaitez (mais vous permet uniquement d’enregistrer une signature à la fois).

DocuSign Ink Signs Documents à partir de téléphones et tablettes Android

SignNow possède également une application Android, mais elle n'est pas aussi parfaite que la version iOS et ne vous permet pas d'enregistrer plusieurs signatures. Donc, sur Android, nous recommandons DocuSign Ink. C'est une application incroyablement simple qui vous permet d'importer des documents depuis un courrier électronique ou Dropbox, de les signer directement à partir de votre écran tactile, d'ajouter la date et de les renvoyer à votre destinataire. Si le document est sensible, assurez-vous de le lui envoyer en toute sécurité ou imprimez-le et signez-le à la place.

DocuSign Ink est une application gratuite qui autorise autant de signatures que vous le souhaitez, même si elle possède des comptes premium offrant des fonctionnalités plus orientées entreprise.

Alternative: utilisez les applications que vous avez déjà

Ce sont d'excellentes applications si vous commencez à zéro, mais si vous avez déjà une application d'annotation PDF (comme Aperçu sur Mac, la version professionnelle de PDF-XChange sous Windows ou tout simplement Adobe Reader), il y a de fortes chances qu'elle soit déjà possède des fonctionnalités de signature de document intégrées. Que vous souhaitiez signer des éléments dans Gmail, sur votre tablette ou sur votre ordinateur de bureau, cela dépend de vous, mais comme vous l'avez dit, il existe plus d'applications que nous ne pouvons en compter. Ce sont nos produits préférés basés sur la simplicité et le prix (puisque la plupart des solutions ci-dessus sont gratuites ou très bon marché), mais essayez-en quelques-unes pour voir ce qui vous convient. Je suis sûr que vous aurez beaucoup de suggestions à faire lors de la discussion!

Cordialement,

Goldavelez.com

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