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S'améliorer pour s'améliorer: la philosophie de la productivité du Kaizen

La plupart des méthodes de productivité vous donnent des outils pour aborder des projets spécifiques ou des tâches à effectuer de manière organisée. Kaizen, qui se traduit approximativement par «bon changement», est une philosophie de productivité japonaise qui vous aide à organiser tout ce que vous faites. En bref, cela signifie «amélioration constante et continue» et constitue un état d'esprit que vous pouvez appliquer n'importe où, à n'importe quel emploi.

Kaizen est moins un "système" de productivité que vous utilisez pour organiser une liste de tâches à faire et davantage une philosophie. Contrairement à la méthode Getting Things Done (GTD) et à la technique Pomodoro, le Kaizen est une façon de tout penser et de tout organiser - de la façon dont vous travaillez à la manière dont votre équipe travaille.

Qu'est-ce que le Kaizen?

Bien que Kaizen se traduise par "bon changement" et que sa signification ne soit pas vraiment implicite, le terme "productivité" signifie "amélioration constante et continue". En termes simples, chaque aspect d’une organisation doit, à tout moment, s’efforcer de faire ce qu’elle fait de mieux. La philosophie est apparue lorsque plusieurs entreprises japonaises, peu après la Seconde Guerre mondiale, ont adopté l'idée qu'il était mauvais de faire les choses comme elles l'avaient toujours été, en particulier lorsque de meilleures options étaient disponibles pour les rendre plus compétitives. Inspiré par les concurrents occidentaux et les méthodes de fabrication, "Kaizen" est devenu synonyme d'efforts déployés par l'ensemble de la société pour améliorer et rationaliser intelligemment les pratiques commerciales et les méthodes de fabrication tout en respectant le produit, l'artisanat ou les personnes impliquées dans sa fabrication.

Ce type d’amélioration continue peut être divisé en six étapes:

  1. Standardiser : proposez un processus pour une activité spécifique qui peut être répété et organisé.
  2. Mesure : Vérifiez si le processus est efficace à l'aide de données quantifiables, telles que le temps nécessaire à l'exécution, les heures passées, etc.
  3. Comparer : Comparez vos mesures à vos exigences. Ce processus permet-il de gagner du temps? Est-ce que ça prend trop de temps? At-il le résultat souhaité?
  4. Innover : rechercher de nouvelles et meilleures façons de faire le même travail ou d’obtenir le même résultat. Recherchez des itinéraires plus intelligents et plus efficaces vers le même objectif final qui augmentent la productivité.
  5. Standardiser : Créez des processus définis et répétables pour ces nouvelles activités plus efficaces.
  6. Répéter : Revenez à la première étape et recommencez.

Cela peut sembler épuisant, mais une fois que cela fait partie de votre approche mentale du travail ou de la culture de votre entreprise (ou de votre équipe), cela vous semblera très naturel. Si vous êtes toujours à la recherche de meilleures façons de faire les choses et que vous êtes toujours prêt à les essayer, il ne vous reste plus qu'à la formaliser et à vous assurer que tout le monde est sur la même longueur d'onde.

Bien sûr, nous devrions souligner que Kaizen n'est pas un changement pour le changement. C'est délibéré, une amélioration constante, et les changements qui ne vous apportent pas de récompenses ne devraient pas être faits. La productivité est une arme à double tranchant après tout. Vous pouvez passer plus de temps à essayer de nouvelles choses et à rechercher de nouveaux outils que vous ne le feriez réellement. N'oubliez pas que le meilleur système de productivité est celui qui vous aide à bien faire les choses et que les meilleures applications sont celles que vous utiliserez réellement. Gardez cela à l'esprit lorsque vous cherchez des moyens d'optimiser votre travail.

Kaizen In Action: Le système de production Toyota

Beaucoup associent Kaizen au système de production Toyota, qui utilise le Kaizen comme l'un de ses principes de base. Selon une histoire célèbre (qui n’est qu’une légende dans les écoles de commerce), Toyota s’engage si résolument dans l’amélioration continue que tout ouvrier d’une chaîne de montage Toyota peut arrêter la chaîne à tout moment pour résoudre un problème de production, corriger une erreur ou suggérer une solution. gestion une meilleure façon de faire des choses qui réduisent les déchets ou améliore l’efficacité.

L’histoire est la suivante: les responsables américains de l’automobile ont visité les usines Toyota pour découvrir comment leurs homologues japonais pouvaient produire autant de véhicules avec si peu de gaspillage et si peu d’erreurs. En revanche, leurs propres usines réussissaient à maintenir une production élevée, mais affichaient un taux d'erreur remarquablement élevé en bout de ligne. Une erreur quelque part sur la chaîne de montage - telle qu’une porte mal soudée, un volant mal aligné ou des vis mal placées au mauvais endroit - conduirait jusqu’à la fin de la production, puis le véhicule devait être démonté et réassemblé pour corriger l'erreur. Cela coûtait plus cher que si l'erreur avait été corrigée immédiatement ou si elle ne s'était jamais produite.

Les cadres en visite ont observé le processus de Toyota en action et ont été stupéfaits de voir son fonctionnement. Il était inimaginable pour un travailleur travaillant en une seule ligne de pouvoir arrêter la ligne sans l’approbation d’un contremaître, et encore moins d’avoir quelque chose de valable à suggérer à la direction en ce qui concerne la politique ou la procédure en matière de ligne. L'idée d'employés pour corriger les erreurs immédiatement - même si ce n'était pas leur travail - était inconnue, d'autant plus que la logique qui prévalait à l'époque était la suivante: "Quoi qu'il arrive, n'arrête pas la ligne". L’histoire conclut que les membres du personnel de direction sont rentrés chez eux et ont mis en place des procédures similaires. Ils ont commencé à récompenser les personnes qui cherchaient de meilleures façons de travailler ensemble ou de faire le travail correctement. Ils récompensaient les gens pour un travail de qualité plutôt que pour plus de travail.

Aussi rose que cette histoire puisse être, ces principes sont au cœur de Kaizen en tant que philosophie de productivité. Une fois adopté, l'objectif est de faire, pas simplement plus de travail (travailler plus intelligemment, pas plus fort, pour ainsi dire). De même, il est important de prendre le temps de rechercher des améliorations et des optimisations. Bien sûr, ce n'est pas pour changer, mais pour améliorer votre travail - et par extension votre vie. Comme toujours, le but ultime est de trouver un moyen de consacrer moins de temps à ce que vous faites et de vous donner plus de temps pour faire ce que vous faites.

Comment faire pour que Kaizen travaille pour vous

Kaizen est facile à mettre en œuvre. Comme il s’agit plus d’une philosophie mentale que d’une méthodologie réelle, il n’existe aucun outil à acheter, aucune application à télécharger, ni aucun planificateur à gribouiller. Travailler avec Kaizen implique plutôt de changer votre approche de votre travail. Il peut sembler que Kaizen doit être une philosophie d'entreprise, mais Kaizen fonctionne également sur un plan personnel. Voici quelques astuces.

Tout d'abord, restez à l'affût des meilleures façons de faire votre propre travail. Si vous êtes généralement occupé, prévoyez du temps pour communiquer avec votre travail et vos priorités. Vous pouvez passer ce temps mort à vous assurer de bien faire les choses ou de faire votre travail de la meilleure façon possible. L’examen hebdomadaire d’une heure est un bon moyen de le faire, car son objectif est précisément de le faire. Il vous fait sortir des tranchées et vous donne une vue de votre travail à 10000 pieds. Vous pouvez également utiliser une application comme RescueTime pour suivre votre travail. Vous obtiendrez de précieuses informations sur la façon dont vous passez votre journée et sur la destination de votre temps. Avec cette perspective, vous pouvez voir comment vous passez votre temps, où il est gaspillé, et vous impliquer davantage dans la raison pour laquelle vous faites ce que vous faites.

De même, les employés de Google passaient généralement 20% de leur temps à chercher de meilleures méthodes de travail et 80% de leur temps à leur travail habituel. Google a depuis minimisé la politique, mais l'idée est toujours valable. Si vous pouvez gagner du temps pour essayer de nouvelles méthodes de travail ou des projets passionnants qui pourraient vous mener dans des directions nouvelles et intéressantes, vous en profiterez lorsque vous découvrirez de meilleures techniques ou des outils plus rapides. Si 20% vous semble agressif, essayez-en 10% - même quelques heures par semaine, discutez avec votre patron des moyens de rationaliser votre travail, effacez votre assiette ou un nouvel outil facilitant le travail de chacun peut faire toute la différence - tant comme vous y êtes ouvert et que vous le cherchez. C'est une amélioration lente, continue et constante.

Lorsque vous trouvez le moyen de rendre votre travail plus efficace, passez du temps à l'explorer. Si cela correspond à votre style et au type de travail que vous faites, essayez-le et voyez si cela vous fait gagner du temps. Si vous travaillez en équipe, soyez ouvert aux critiques constructives et aux retours des personnes avec qui vous travaillez. Vous ne savez jamais quand une personne avec laquelle vous travaillez proposera un changement ou un ajustement à votre façon de faire actuelle qui peut économiser temps et énergie pour tout le monde. Si vous êtes immédiatement sur la défensive parce que «c’est comme ça que nous avons toujours fait les choses», vous manquerez peut-être une précieuse occasion de faire mieux. Rappelez-vous, commencez petit et faites de petits pas. C'est l'essence du Kaizen.

Comment garder Kaizen à l'esprit lorsque vous êtes occupé à travailler

Les applications pratiques de Kaizen sont excellentes, mais elles impliquent toujours que vous passiez du temps à votre travail afin que vous puissiez réfléchir à la façon de mieux faire votre travail. Il est également important de garder à l'esprit les principes de base - vous ne voulez pas être tellement absorbé par votre travail que de rater quelque chose d'important ou d'éviter de parler quand vous avez quelque chose à offrir. Par exemple, vous ne voulez pas être un ouvrier de la chaîne de montage qui voit le pare-chocs à moitié attaché et les mauvais pneus montés sur le véhicule sur lequel vous travaillez, mais laissez-les aller dans la chaîne parce que votre travail consiste simplement à attacher le rétroviseurs.

Un des avantages immédiats de Kaizen est le sens de la propriété et l’autorité sur votre travail. Idéalement, tout le monde devrait se sentir impliqué et passionné par le travail qu’il accomplit, du début à la fin, et tout le monde devrait faire le nécessaire pour rendre le produit final aussi performant que possible. Que vous travailliez sur les rétroviseurs ou sur le montage du pneu, vous devriez souhaiter que ce véhicule quitte la ligne en parfait état. Cela peut être difficile si votre travail tente de vous isoler ou si vous vous sentez désengagé et abattu, mais c'est ce sentiment de travail enrichissant qui nous motive vraiment. Si vous ne l'avez pas, faites ce que vous pouvez pour l'obtenir ou cherchez un emploi où vous le pourrez.

De même, un autre principe du Kaizen est de minimiser les déchets autant que possible. Cela ne signifie pas seulement une perte de temps et d'énergie dans votre travail, mais aussi un effort inutile. Passer du temps dans des réunions inutiles, par exemple, ou rédiger des rapports de situation qui ne sont jamais lus est un bon exemple de gaspillage qui pourrait vous permettre de retourner au travail ou de rechercher de meilleures méthodes de travail. Bien sûr, certaines réunions doivent avoir lieu et les rapports de statut peuvent être importants, mais s'ils ne sont pas utiles, déchargez-les, trouvez un moyen de les automatiser ou déléguez-les à quelqu'un d'autre. Si la gestion de votre boîte de réception prend trop de temps, recherchez des systèmes qui l’organiseront ou qui l’automatisera entièrement afin que vous ne voyiez et ne traitiez que ce qui était important. Chaque heure passée en puissance parce que vous pensez que vous n'avez pas le temps d'essayer quelque chose de mieux, c'est une heure perdue.

Il est facile de continuer à faire les choses de la manière habituelle pour arriver à la fin de la journée, mais cela empêche toute amélioration. Lorsque vous recherchez de meilleures façons de travailler, vous acquérez de nouvelles compétences, vous réalisez des objectifs dont vous êtes fier, vous vous valorisez davantage pour votre travail (ou tout autre travail), vous apportez des changements positifs et, bien sûr, vous économisez du temps et de l'énergie. Ce n'est pas facile, mais ça vaut le coup.

Lecture supplémentaire

À ce stade, vous disposez des outils pour commencer à appliquer Kaizen à votre philosophie de productivité personnelle. Nous avons couvert les bases ici, mais si vous voulez en savoir plus sur le sujet, voici quelques ressources:

  • Institut Kaizen
  • Kaizenworld
  • Warping Forward avec Kaizen
  • par Masaaki Imai
  • par Masaaki Imai
  • par Robert Maurer, Ph.D
  • Kaizen
  • Processus d'amélioration continue
  • Système de production Toyota

Même à son niveau le plus élémentaire, tout ce que vous avez à faire est de garder les yeux ouverts et d’envisager les moyens d’améliorer leur apparition. Avec un peu d’effort et d’attention portée aux détails, Kaizen peut servir de "philosophie de productivité" qui s’appuie sur tout ce que vous faites.