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Webmail Showdown: Gmail contre Outlook.com

Il est difficile de penser au courrier électronique sans mettre un G devant. Bien que Gmail soit reconnu comme l'un des meilleurs services de messagerie sur Internet, Outlook.com de Microsoft a passé ces dernières années à devenir un concurrent compétent. Dans l'épreuve de force d'aujourd'hui, nous avons testé ces deux géants du courrier électronique.

Les prétendants

Il existe une tonne de services de courrier électronique, mais quelques-uns ont atteint le sommet. Après l’absorption de Hotmail par Outlook.com, Gmail et Outlook.com sont devenus les deux plus grands services de messagerie sur Internet, totalisant plus d’un milliard d’utilisateurs. Leurs approches en matière de gestion de votre courrier électronique sont similaires, mais il existe des différences assez distinctes dans les fonctionnalités.

  • Gmail: Google dirige le jeu dans le courrier électronique gratuit en ligne depuis qu'une blague du poisson d'avril 2004 s'est révélée réelle. Avec des filtres robustes, des étiquettes et 15 Go d'espace à partager entre divers services Google, Gmail nous a permis de repenser le fonctionnement du courrier électronique. En mai 2015, Gmail comptait plus de 900 millions d'utilisateurs actifs.
  • Outlook.com: en 2012, Microsoft a lancé une nouvelle version Web de son client de messagerie Outlook. Plus tard, Microsoft a migré tous les utilisateurs Hotmail vers Outlook.com. Le service novice a une tonne de fonctionnalités uniques, y compris l'encombrement, les règles de messagerie et l'intégration avec le calendrier Outlook. Microsoft indique que les utilisateurs d'Outlook ne disposent que de 5 Go d'espace mais «cela s'adapte ou augmente lentement en fonction de vos besoins». Le service compte désormais plus de 400 millions d'utilisateurs actifs. Remarque: pour des raisons de simplicité, nous appellerons ce service Outlook dans cet article, même si techniquement, Outlook (sans le .com) est l'application de bureau. Oui, les noms de Microsoft sont déroutants.

Pour notre comparaison, nous examinerons les applications elles-mêmes et non pas nécessairement le service sous-jacent. Techniquement, vous pouvez importer des messages Gmail dans Outlook et inversement, mais ce qui nous intéresse, c'est comment ces services fonctionnent réellement dans la pratique.

Gmail a défini le standard de l'organisation, mais Outlook a rattrapé son retard

Nous avons expliqué à quel point les filtres de Gmail sont puissants et ce que vous pouvez en faire si bien que nous les prenons presque pour acquis. Dans Gmail, vous pouvez trier automatiquement les e-mails par expéditeur, par mot-clé dans l'objet ou le corps, par pièces jointes et par taille. Vous pouvez ensuite utiliser ces filtres pour marquer automatiquement les messages comme lus, leur appliquer des étiquettes, répondre avec un message préenregistré, les supprimer, etc. De plus, Gmail utilise des étiquettes et des étoiles au lieu de dossiers (même si elle comporte également de faux dossiers.) Vous pouvez appliquer plusieurs étiquettes à vos messages, ce qui vous donne une plus grande flexibilité pour configurer exactement le type d'organisation que vous préférez. et les étoiles vous permettent de réserver les courriels les plus importants pour plus tard. Vous pouvez même activer les étiquettes dynamiques pour que Google puisse appliquer automatiquement des étiquettes telles que Finance et Voyages.

Gmail utilise également un système de boîte de réception prioritaire pour rechercher automatiquement les messages jugés importants pour vous. Les courriels sont jugés «importants» en fonction de vos destinataires, des messages que vous ouvrez, des contacts avec lesquels vous interagissez et d'autres critères. Vous pouvez également marquer manuellement un e-mail comme important pour l'aider à apprendre.

L'approche d'Outlook en matière d'organisation est un peu plus compliquée. Pour commencer, le site utilise des dossiers comme méthode principale pour organiser vos messages. Par défaut, le volet de gauche affiche une liste de dossiers par défaut et vous pouvez créer le vôtre pour organiser vos messages. Vous pouvez épingler des emails afin qu'ils restent en haut d'un dossier, ce qui est un peu comme les étoiles de Gmail. Outlook propose également une fonctionnalité appelée Clutter qui détecte les courriers électroniques qui ne vous intéressent pas et les déplace dans un dossier Clutter séparé. Cela vous permet de vous concentrer sur vos messages importants et d'effacer les fichiers indésirables en un seul passage.

Vous pouvez également ajouter des catégories à votre courrier électronique, qui fonctionnent de la même manière que les étiquettes. Vous pouvez ajouter des catégories et les utiliser comme critères pour les règles (plus sur celles en une seconde). Cependant, par défaut, Outlook ne vous montre pas vos catégories dans le volet de navigation. Pour voir les catégories, vous devez naviguer vers Options> Mise en page> Catégories et choisir manuellement les catégories à afficher. D'une part, il est difficile d'encombrer votre boîte de réception à moins que vous ne choisissiez - en revanche, Gmail affiche toutes les étiquettes, sauf si vous les cachez spécifiquement -, mais, d'autre part, il était difficile de trouver l'option.

De même, les filtres de contrepartie d'Outlook s'appellent des règles (terme emprunté à la version de bureau d'Outlook). Lorsque vous consultez un courrier électronique, vous pouvez créer une règle pour filtrer les messages de cette manière. Sinon, les règles sont à nouveau enfouies dans le menu Options d'Outlook. Ils ont beaucoup des mêmes options que les filtres de Gmail, mais ils ne sont pas aussi robustes. Par exemple, vous ne pouvez pas envoyer automatiquement une réponse prédéfinie basée sur un filtre. Cependant, dans la plupart des situations, les règles et les filtres sont assez comparables.

Outlook a une interface simplifiée, mais Gmail a plusieurs modèles parmi lesquels choisir

Google aime jouer avec l'interface de Gmail. Vous avez donc le choix entre plusieurs options. Plus récemment, Google a introduit une vue boîte de réception à onglets qui classe votre courrier électronique en plusieurs catégories, notamment Social pour les messages de réseaux sociaux, Promotions pour les emails de publicité et Mises à jour pour les emails générés automatiquement, tels que les confirmations de commande ou les factures. Pour certains, c'était une aubaine. D'autres voulaient l'éteindre immédiatement. En plus de cela, Google expérimente également Inbox, une interface alternative pour Gmail. Inbox traite votre courrier électronique davantage comme une liste de tâches où vous marquez chaque message comme étant "Terminé" plutôt que comme "lu". Vous pouvez suspendre les courriers électroniques jusqu'à une date ultérieure et regrouper les messages liés. Entre la boîte de réception, la boîte de réception à onglets de Gmail et l'interface de boîte de réception prioritaire normale, vous disposez de nombreuses options pour choisir le mode d'affichage de votre courrier électronique.

Gmail a également une tonne de réglages cachés dans la section Labs de ses paramètres. Ici, vous pouvez activer plusieurs réglages utiles, tels qu'un bouton Marquer comme lu, une sous-fenêtre d'aperçu pour vous permettre de lire des courriels sans quitter votre liste de messages et des réponses prédéfinies. Bien que beaucoup de ces fonctionnalités soient des réglages géniaux que tout le monde ne souhaite pas, certaines sont également des fonctionnalités de base que vous ne devriez probablement pas avoir à rechercher pour les activer en 2016.

Outlook, quant à lui, utilise une conception de base à trois panneaux et la respecte. Sur le côté gauche, vous pouvez cliquer sur différents dossiers et catégories pour naviguer. Dans le panneau du milieu, vous verrez une liste de courriels dans ce dossier. Cliquez sur un email et vous pourrez le lire dans le troisième volet à droite. Pour tous ceux qui ont utilisé un client de messagerie comme Gmail, cela devrait sembler très familier. Outlook n'a pas autant d'options que Gmail pour personnaliser son interface, mais ce n'est pas nécessairement une mauvaise chose. Vous pouvez toujours modifier les éléments de base, tels que l'emplacement du volet d'affichage ou l'ordre d'affichage des messages dans une conversation avec Outlook.

Enfin, Outlook et Gmail ont des annonces, bien qu'elles apparaissent de manières très différentes. Dans Gmail, vous verrez quelques annonces qui ressemblent à des courriels ordinaires sous l'onglet Promotions. Vous pouvez les éviter en désactivant l'onglet Promotions, en désactivant complètement la boîte de réception à onglets ou en utilisant Boîte de réception. Dans Outlook, les annonces sont des bannières complètes sur le côté de l'écran. La seule façon (en dehors des bloqueurs de publicité) de les désactiver est de payer 20 $ par an pour Outlook sans publicité. Le bon côté des choses, cependant, est que Microsoft a promis à Outlook de ne pas analyser votre courrier électronique pour cibler des annonces.

foGmail a quelques astuces bonus, Outlook en a tout un magasin

Aucun client de messagerie n'est une île. Google et Microsoft ont une tonne d'autres produits directement intégrés à leur client de messagerie qui les rendent assez puissants. Pour des raisons de simplicité, nous n'inclurons que les services que vous pouvez utiliser sans devoir quitter vos onglets Gmail ou Outlook directement. Cependant, chaque entreprise dispose de raccourcis rapides pour utiliser ses autres produits. Une partie de votre décision peut donc être déterminée par les applications que vous utilisez régulièrement, tous les jours.

Dans Gmail, les Hangouts se présentent sous la forme d'un panneau à droite de l'écran. Toutes les discussions que vous ouvrez s'ouvriront au bas de la fenêtre. Vous pouvez les ouvrir pendant que vous consultez votre courrier électronique et les ouvrir pour répondre aux messages. Vous pouvez également ouvrir une fenêtre de tâches située à côté de vos conversations en cours afin de créer une liste de tâches de base tout au long de la journée. Vous pouvez définir des dates d'échéance et fournir des descriptions pour chaque tâche, mais c'est à peu près tout. Dans la section Travaux pratiques, vous pouvez activer un widget mini-calendrier afin de pouvoir afficher une vue abrégée de votre agenda pour la journée. C'est à peu près tout ce que vous pouvez ajouter à Gmail sans télécharger d'extensions pour ajouter des services en plus de Gmail.

Dans Outlook, vous pouvez utiliser Skype pour la messagerie, comme pour Hangouts dans Gmail. Il existe également une section de tâches que vous pouvez ouvrir à partir du menu contextuel dans le coin supérieur gauche d’Outlook. Contrairement au widget mini-tâches de Gmail, vous pouvez fournir davantage de détails sur vos tâches, notamment les heures travaillées, définir des rappels pour une tâche et attacher des fichiers de OneDrive à une tâche.

En plus de cela, Outlook propose de nombreux compléments qui étendent les fonctionnalités de votre boîte de réception. Par exemple, vous pouvez ouvrir le complément Boomerang pour définir un rappel pour revenir à un courrier électronique après quelques heures ou quelques jours. Vous pouvez ouvrir le complément Evernote pour enregistrer un courrier électronique dans l’un de vos cahiers. Plus de 100 compléments supplémentaires dans le magasin Office peuvent ajouter de nouvelles fonctionnalités à Outlook.

The Verdict: Gmail est convivial pour les utilisateurs avec pouvoir, Outlook est génial pour les employés de bureau

Dans le passé, Gmail était le standard de facto pour gérer votre courrier électronique en ligne. Bien que Microsoft se soit bien débrouillé avec Outlook sur les ordinateurs de bureau, ce n’est que ces dernières années que ses produits de messagerie Web ont rattrapé leur retard. Maintenant, on se demande qui est le meilleur, mais chacun a ses points forts.

Si vous aimez peaufiner ou expérimenter sans cesse votre configuration de messagerie, Gmail est fait pour vous. Google n'a pas fui les nouveaux designs audacieux et controversés qui changent la manière dont vous utilisez l'e-mail. Parfois, ces expériences fonctionnent, parfois non, et tout le monde a sa préférence. Même si vous n'êtes pas amateur de changement, la base de filtres puissants de Gmail, d'étiquettes personnalisables et de tri automatique est solide et offre une marge de manœuvre considérable pour ajuster votre boîte de réception afin de la plier à votre guise.

Outlook, en revanche, convient parfaitement à quiconque aime un flux de travail rationalisé ou utilise beaucoup d'applications de productivité professionnelles . Outlook place les boutons les plus pertinents et les plus importants au même endroit où vous pouvez les voir et permet aux utilisateurs expérimentés de chercher des options s’ils le souhaitent vraiment. Il entretient également des liens étroits avec le reste des applications Office de Microsoft, mais également avec des plugins tels que Boomerang, Evernote et plus encore. Bien que Google ne soit pas en reste dans le département de la productivité, Outlook se sent le plus à l'aise dans un environnement de bureau.

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